Workshop planen: Die 7P-Checkliste und die 20 Do’s and Don’ts für Online- und Präsenz-Workshops und -Meetings

Wer einen Workshop planen möchte, braucht eine klare Checkliste, mit der sich das Seminar vorbereiten lässt, ohne wichtige Punkte zu vergessen. Ob online oder in Präsenz: Beim Organisieren und Durchführen helfen die folgenden Tipps.

Workshop planen: Konzeption und Setting

Egal, ob es darum geht, einen Workshop planen zu wollen, der in Präsenz durchgeführt wird, oder ob es um ein Onlinemeeting geht: Die richtige Vorbereitung ist alles! Und die geht weit über das bloße Bereitstellen der Hilfsmittel für die Präsentation wie ein Whiteboard oder ähnlichem hinaus.

Zuerst geht es um die Klärung des eigenen Angebots und darum, dem ganzen einen Rahmen zu geben. Der Fachmann spricht hier vom Setting, das mit der passenden Konzeption abgesteckt wird.

Workshop planen und Seminar vorbereiten: Grundlegende Rahmenbedingungen festlegen

Wer ein Seminar vorbereiten oder gestalten möchte, einen Workshop planen muss oder ein Onlinemeeting organisieren will, muss erst einmal klären: Was genau soll das werden?

Die Grenzen zwischen verschiedenen Arten der Meetings oder Präsentationen sind nicht ganz klar und so ist es nicht selten reine Auslegungssache, ob man sich nun in

  • einem Meeting,
  • einem Seminar oder
  • einer (neudeutschen) „Videoschalte“

befindet. Vor dem Durchführen der Veranstaltung sollte geklärt werden, was hier eigentlich stattfinden soll. Ein Webinar ist etwas anderes als ein Workshop, ein Seminar etwas anderes als ein Meeting.

Zum Vorbereiten gehört daher auch, schon bei der Einladung bzw. Ausschreibung darauf zu achten, dass das Passende beworben wird. Auch die folgenden Punkte sollten bei der Festlegung der Rahmenbedingungen beachtet werden:

  • 1. Spielregeln klären

    Im Zuge dessen, dass festgelegt wird, um welche Art des Veranstaltungsangebots es sich eigentlich handelt, werden auch gewisse Spielregeln festgelegt. Wer ist der Moderator? Gibt es einen Trainer (für Seminar und Workshop wichtig)? Dabei wird gleich noch einmal klar, was die Veranstaltung eigentlich bringen soll: Soll sie Wissen vermitteln oder soll es darum gehen, etwas gemeinsam zu erarbeiten?

  • 2. Wichtige Informationen zu Zeit und Moderator

    Ganz klar: Wer mit einem bestimmten Moderator, der in der Branche bekannt und geschätzt ist, werben kann, wird die Teilnehmer für seine Veranstaltung schnell beisammen haben. Es sollte daher schon vor der Verkündung des Termins feststehen, wer hier als Moderator auftreten wird.

    Dies gilt auch dann, wenn es sich nicht um eine Berühmtheit der Branche handelt, deren Name zu Werbezwecken genutzt werden kann. Auch innerhalb eines Unternehmens muss klar sein, wer der Moderator des Onlinemeetings sein wird bzw. wie viele Moderatoren es geben wird. Denn: Der Moderator bestimmt die Spielregeln zum Teil mit und sollte daher schon bei der Planung mit einbezogen werden.

    Zudem gilt es, den zeitlichen Rahmen festzusetzen. Wer eine Workshop planen möchte, kann sich bei der Veranstaltung nicht unendlich viel Zeit lassen bzw. den Zeitrahmen völlig offenlassen. Auch für Onlinetermine gilt, dass lieber kürzere Sessions mit Zoom und Teams oder einem anderen Programm stattfinden sollten, wobei die Teilnehmer von Anfang an auf eine ungefähre Dauer des Meetings hingewiesen werden sollten.

 Vor dem Durchführen der Veranstaltung sollte geklärt werden, was hier eigentlich stattfinden soll. Ein Webinar ist etwas anderes als ein Workshop, ein Seminar etwas anderes als ein Meeting. ( Foto: Shutterstock-Matej Kastelic )

Vor dem Durchführen der Veranstaltung sollte geklärt werden, was hier eigentlich stattfinden soll. Ein Webinar ist etwas anderes als ein Workshop, ein Seminar etwas anderes als ein Meeting. ( Foto: Shutterstock-Matej Kastelic )

  • 3. Das passende Tool finden

    Teams, Zoom, Facetime, Skype – diese Begriffe waren noch nie so präsent wie jetzt. In Zeiten von Onlinemeetings sind die Tools ein entscheidendes Kriterium für den Erfolg, auch wenn viele Experten nicht so weit gehen, zu sagen, dass der Erfolg des Seminars oder des Meetings mit der Wahl des Tools steht oder fällt. Sinnvoll ist es, eine vertraute Plattform wie Zoom oder Teams zu wählen, die vor allem auch für die internationalen Teilnehmer interessant ist, weil sie eine so große Verbreitung hat.

    Hier sollte sich zudem jeder bei der Planung die Frage stellen: Wie lassen sich die technischen Hürden so niedrig wie möglich legen und wie können möglichst alle Teilnehmer zufriedengestellt werden? Die technischen Mittel und nötigen Maßnahmen gehören daher ebenso zum Vorbereiten der Onlinemeetings wie abgeklärt werden muss, welche technischen Vorkenntnisse die Teilnehmer mitbringen.

    Eventuell muss vorab ein Einführungskurs zur Verwendung des Tools angeboten werden oder es werden wenigstens in einer Checkliste Tipps gegeben, wie sich mit dem gewählten Tool das Meeting gestalten und durchführen lässt.

  • 4. Inhalte vorbereiten und Vorlage lesen

    Gibt es eine Vorlage für das Meeting, sollte diese unbedingt vorher gelesen werden. Wer weiß, was auf ihn zukommt, ist für das Onlinemeeting besser gerüstet. Dabei sei an dieser Stelle erwähnt, dass auch Meetings in Präsenz nicht ohne ausreichende Vorbereitung zu halten sind und dass es sinnvoll ist, wenn die Teilnehmer vorab die Vorlage zum Seminar, Workshop oder Meeting erhalten. Mit dieser kann sich jeder auf das anstehende Thema vorbereiten, eventuell bereits Fragen formulieren und eine eigene Checkliste erstellen, damit später keine wichtigen Aspekte vergessen werden.

Egal, ob es darum geht, einen Workshop planen zu wollen, der in Präsenz durchgeführt wird, oder ob es um ein Onlinemeeting geht: Die richtige Vorbereitung ist alles! ( Foto: Shutterstock-Rawpixel.com)

Egal, ob es darum geht, einen Workshop planen zu wollen, der in Präsenz durchgeführt wird, oder ob es um ein Onlinemeeting geht: Die richtige Vorbereitung ist alles! ( Foto: Shutterstock-Rawpixel.com)

7P-Checkliste: Workshop planen und dabei nichts vergessen

Die folgende Checkliste enthält die sieben wichtigen „P“, mit denen Konzeption und Setting eines Workshops oder eines Onlineseminars ohne Vergessen wichtiger Punkte möglich werden:

  1. Purpose

    Purpose heißt Zweck und meint, dass zuerst der eigentliche Sinn des Workshops feststehen muss. Warum wird er veranstaltet und was soll die Veranstaltung den Teilnehmern bringen?

  2. Product

    Hierbei geht es um das Endergebnis: Sollen Informationen gesammelt oder ein neues Projekt entwickelt werden, welche Stimmung soll herrschen und sollen Vereinbarungen getroffen werden? Außerdem gilt es, das Format der Veranstaltung festzulegen und zu bestimmen, ob man im Folgenden ein Seminar, ein Meeting oder einen Workshop planen möchte. Dabei stellt sich natürlich auch die Frage: Online oder nicht?

  3. People

    Wer soll an der Veranstaltung teilnehmen? Der Moderator wird seine Vorgehensweise entsprechend der Personen mit unterschiedlichen Hierarchien, Geschlechtern und Sichtweisen abstimmen. Wichtig auch beim Onlinemeeting, denn zumindest die Anzahl der Personen muss feststehen. Nicht alle Tools sind für eine beliebige Anzahl an Teilnehmern gedacht, wobei die bereits erwähnten Tools Teams und Zoom auch für größere Gruppen geeignet sind.

  4. Process

    Der grobe Ablauf des Meetings, Seminars oder Workshops wird festgelegt, je nach Länge der Veranstaltung werden auch Pausen eingeplant. Alle Onlinemeetings sollten drei Stunden Dauer nicht überschreiten. Wichtig: Zum Ende der Veranstaltung sollten immer Ergebnisse zusammengefasst und Lösungen geboten werden.

  5. Preparation

    Hierbei wird festgelegt, ob einzelnen Teilnehmer etwas Spezielles vorbereiten müssen. Braucht die Veranstaltung eine Vorlage, die ausgearbeitet werden muss? Soll Infomaterial herausgegeben werden und brauchen die Teilnehmer vorab die wichtigsten Fragestellungen?

  6. Practical

    Hierbei geht es nur um die praktischen Vorbereitungen rund um Veranstaltungsort, nötige Tools und Zeiten.

  7. Pitfalls

    Welche Hindernisse könnte es geben? Bei einer Onlineveranstaltung ist es meist die Technik, die den Teilnehmern einen Streich spielt, doch auch bei einem Präsenzmeeting können Konflikte unter den Teilnehmern, Zeitverschiebungen oder andere Probleme entstehen. Im besten Fall werden diese Hindernisse gleich berücksichtigt und können damit clever umgangen werden.

Bitte keine großen Muster oder gestreifte Kleidung tragen, das kann das Auge stören. Für das Onlinemeeting im Home Office gilt: Keine Joggingklamotten oder gar im Schlafanzug antreten! ( Foto: Shutterstock-fizkes)Bitte keine großen Muster oder gestreifte Kleidung tragen, das kann das Auge stören. Für das Onlinemeeting im Home Office gilt: Keine Joggingklamotten oder gar im Schlafanzug antreten! ( Foto: Shutterstock-fizkes)

Bitte keine großen Muster oder gestreifte Kleidung tragen, das kann das Auge stören. Für das Onlinemeeting im Home Office gilt: Keine Joggingklamotten oder gar im Schlafanzug antreten! ( Foto: Shutterstock-fizkes)

Onlinemeeting und Workshop planen: Vorbereitung der Durchführung

Wer ein Onlinemeeting oder eine Präsenzveranstaltung organisieren und gestalten möchte, sollte sich nicht nur an die oben genannten Punkte halten. Es geht auch darum, die eigentliche Durchführung zu planen, zu der eben auch die Technik gehört.

Diese ist bei einer Präsenzveranstaltung natürlich ebenso wichtig, funktioniert sie dort nicht, kann das Meeting allerdings weitergehen und es finden sich Lösungen. Wenn Zoom, Teams oder ein anderes Tool beim Onlinemeeting nicht funktioniert, lässt sich die ganze Veranstaltung nicht mehr durchführen. Daher sollte auch hierfür eine Checkliste vorhanden sein, die wichtige Tipps für Onlinemeetings beinhaltet.

Checkliste für Meeting und Workshop

Die folgende Checkliste beinhaltet die wichtigsten Punkte, die es beim Durchführen und Halten von Onlinemeetings oder Präsenzveranstaltungen zu beachten gibt:

  • 5. Stimme testen

    Für ein Onlinemeeting ist dies sicherlich weniger relevant, denn wer hier teilnehmen muss, weil oder sie weit abgeschieden im Home Office sitzt, hat keine Wahl. Wer aber als Moderator eine Veranstaltung durchführen bzw. eine Rede halten möchte, sollte vorher schon genau wissen, wie die eigene Stimme klingt und wie das Mikro am besten einzustellen ist. Kein Teilnehmer sollte sich wünschen müssen, die Ohropax mitgenommen zu haben!

  • 6. Eigenes Video sehen

    Alle Teilnehmer sollten vorab ausprobieren, ob sie auch wirklich sichtbar sind. Das heißt, dass die Kamera gut eingestellt werden soll. Im besten Fall ist auch eine kleine Bewegung möglich, ohne dass der Betreffende direkt aus dem Bild rutscht.

  • 7. Angemessene Kleidung wählen

    Bitte keine großen Muster oder gestreifte Kleidung tragen, das kann das Auge stören. Für das Onlinemeeting im Home Office gilt: Keine Joggingklamotten oder gar im Schlafanzug antreten! Sicherlich braucht niemand in Anzug oder Kostüm vor der Kamera sitzen, doch zumindest Jeans und Pullover oder Hemd bzw. Bluse sollten zum Einsatz kommen. Auch die Kleidung gehört zu den Spielregeln, die selbst bei der Arbeit von zu Hause aus eingehalten werden müssen.

  • 8. Passenden Hintergrund wählen

    Bei Teams und Zoom sowie bei einigen anderen Tools lassen sich Hintergründe einbauen, sodass der Teilnehmer vor der Skyline einer Großstadt sitzt oder auch am Strand. Natürlich nur scheinbar, wobei der Strand sicherlich nicht die beste Wahl für ein Businessmeeting ist. Der Hintergrund sollte zum Meeting passen und keine persönlichen Dinge zeigen.

Schon beim Organisieren gilt es, darauf zu achten, dass alles richtig läuft. ( Foto: Shutterstock- Stokkete)

Schon beim Organisieren gilt es, darauf zu achten, dass alles richtig läuft. ( Foto: Shutterstock- Stokkete)

Was niemand machen sollte: Checkliste der Don’ts bei einem Meeting

Schon beim Organisieren gilt es, darauf zu achten, dass alles richtig läuft. Und dann? Kaum beginnt die Veranstaltung, sind so viele kleine Fehler vorhanden, die das Durchführen des Meetings zwar nicht behindern, die doch aber Anlass dazu geben, sich einmal näher mit den Don’ts zu beschäftigen. Hier eine kurze Checkliste der Dinge, die keinesfalls passieren sollten:

  • 9. Ablenkung im Hintergrund

    Wer sich online mit den Geschäftspartnern bespricht, sollte Ehefrau/-mann, Kinder, Hunde und andere Störquellen aussperren. Das ist gerade in den aktuellen Zeiten des Home Offices relevant, wo die ganze Familie zu Hause sitzt und wirklich niemand Ruhe zum Arbeiten hat. Daher: Tür zum Büro am besten abschließen!

  • 10. Kein Plan B

    Was ist, wenn die Internetverbindung mal wieder zusammenbricht? Ein Plan B ist wichtig und sollte in dem Fall aus den bereitgelegten Telefonnummern bestehen, um die Onlinekonferenz notfalls per Telefon weiterführen zu können.

  • 11. Keine Warm-up-Phase einplanen

    Vor Beginn des Meetings sollten die Teilnehmer die Gelegenheit haben, sich gegenseitig kennenzulernen. Auch diejenigen, die sich bereits kennen, sollten vor den wichtigen Themen Zeit für eine kurze Begrüßung bekommen. „In medias res“ überrumpelt alle nur!

  • 12. Technik nicht geprüft

    Einer der schlimmsten Fallstricke in Onlinemeetings ist die Technik selbst. Diese sollte daher unbedingt vor Beginn auf ihre Funktionstüchtigkeit hin überprüft werden. Notfalls kann das auch ein Profi übernehmen.

  • 13. Unruhe verbreiten

    Wer als Moderator oder Verantwortlicher unruhig ist und Hektik verbreitet, sollte eine derartige Veranstaltung nicht organisieren und halten. Bei einem Onlinemeeting sollte alles in Ruhe ablaufen! Apropos Ruhe: Jeder Teilnehmer sollte die Stummschaltung seines Mikrofons beherrschen und bestenfalls das Mikro nur dann einschalten, wenn er oder sie selbst etwas sagen möchte.

Gerade online brauchen die Teilnehmer an der Veranstaltung viel Hilfe und müssen sich orientieren können. Geteilte Bildschirme, eine Outline, eine präzise Vorlage und der Nebeneinander-Modus wie in Zoom sind hier besonders hilfreich. ( Foto: Shutterstock-fizkes)

Gerade online brauchen die Teilnehmer an der Veranstaltung viel Hilfe und müssen sich orientieren können. Geteilte Bildschirme, eine Outline, eine präzise Vorlage und der Nebeneinander-Modus wie in Zoom sind hier besonders hilfreich. ( Foto: Shutterstock-fizkes)

Gestalten und Durchführung vorab per Checkliste festlegen

Mit zum Onlinemeeting und Workshop planen gehört: Nachdem beim Organisieren nun alles rund um das Equipment durchdacht wurde und auch die organisatorischen Rahmenbedingungen sowie grundsätzlichen Spielregeln festgelegt worden sind, kann es nun um das Halten der Veranstaltung selbst gehen. Auch dazu bietet sich eine Checkliste an.

Checkliste für das Halten von Seminar, Workshop oder Onlinemeeting

Warum sollte überhaupt eine Checkliste erstellt werden? Ganz einfach, weil das Organisieren und Gestalten der Veranstaltung so viel Raum einnimmt, dass es sich mit der Liste leichter arbeiten lässt. Die Gefahr, etwas zu vergessen, ist deutlich geringer! Es ist ratsam, verschiedene Checklisten zu erstellen, sodass alle Vorbereitungen rund um das Equipment auf einer Liste stehen, auf einer anderen finden sich dann die wichtigen Punkte zum Gestalten und Halten der Veranstaltung.

Auf der zweiten Checkliste sollten diese Punkte stehen

  • 14. Small Talk einplanen

    Wichtig: Es müssen alle Teilnehmer in den Small Talk einbezogen werden, außerdem sind leichte Themen die bessere Wahl. Bloß keine politische Diskussion anzetteln oder auf Dinge zu sprechen kommen, die höchst emotional sind. Das kann nur schiefgehen und sorgt für Frust bei allen Teilnehmern.

  • 15. Orientierung geben

    Wenn es heißt, dass ein Onlinemeeting zu halten ist, sollte es sich auch um ein solches handeln. Niemand sollte seinen Bildschirm ausgeschaltet lassen, das schadet dem Vertrauen untereinander. Der Veranstalter sollte daher darauf dringen, dass jeder seinen Bildschirm eingeschaltet lässt. Das setzt eine Rahmen und gibt allen Teilnehmern eine Orientierung vor.

  • 16. Auf Sichtbarkeit und Präsenz setzen

    Gerade online brauchen die Teilnehmer an der Veranstaltung viel Hilfe und müssen sich orientieren können. Geteilte Bildschirme, eine Outline, eine präzise Vorlage und der Nebeneinander-Modus wie in Zoom sind hier besonders hilfreich.

  • 17. Menschen ansprechen

    Beim Durchführen des Meetings ist es wichtig, den Angesprochenen oder die Angesprochene direkt mit Namen anzureden. So wird ein Gefühl der Vertrautheit erweckt, die Teilnehmer lernen sich besser kennen. Um sich die Teilnehmer leichter merken zu können, dürfen kleine Symbole vergeben werden. Beim Gestalten der Veranstaltung sollte daher darauf geachtet werden, dass jeder Teilnehmer ein kleines Symbol erhält, wobei dieser Technik aufgrund der Teilnehmerzahl sicherlich Grenzen gesetzt sind.

  • 18. Für Beschäftigung sorgen

    Sind die Teilnehmer mit ihren Aufgaben beschäftigt, können sie sich nicht langweilen. Für das Gestalten des Onlinemeetings ist es daher sinnvoll, dass jeder Teilnehmer eine bestimmte Aufgabe erhält, die er zu bearbeiten hat. Schon in der Vorlage können die Aufgaben genannt werden bzw. erhält jeder Teilnehmer vorab seine Aufgabe übermittelt. Am Ende des Meetings oder Workshops werden dann die Ergebnisse präsentiert. Wichtig: Die Aufgabe sollte so gestaltet sein, dass sie nicht komplett vorab erledigt werden kann, sondern dass das gewünschte Ergebnis von den Inhalten der Veranstaltung abhängt.

Wer einen Workshop planen muss, hat es bei der Onlinevariante deutlich schwerer. ( Foto: Shutterstock-fizkes)

Wer einen Workshop planen muss, hat es bei der Onlinevariante deutlich schwerer. ( Foto: Shutterstock-fizkes)

Wichtige Don’ts: Halten Sie den Workshop bitte ohne diese Fehler!

Die folgenden Don’ts beim Halten einer Onlineveranstaltung sollten schon beim Planen und Organisieren berücksichtigt werden:

  • 19. Zu zeitig einblenden

    Auch wenn Teams, Zoom und weitere Tools wirklich praktisch sind, so können sie doch zu argen Irritationen führen: Dann nämlich, wenn nur ein leerer Stuhl eingeblendet wird! Daher bitte erst die Einblendung vornehmen, wenn man auch selbst wirklich da ist.

  • 20. Wenig erklären

    Wer einen Workshop planen muss, hat es bei der Onlinevariante deutlich schwerer. Denn: Während bei der Präsenzveranstaltung viel der Intuition überlassen werden kann und sehr viel mit Körpersprache erklärt wird, ist das bei der Onlineveranstaltung nicht möglich. Hier muss mehr erklärt werden. Es ist einer der größten Fehler, zu wenig zu erklären und dann darauf zu hoffen, dass alle das Thema verstanden haben.

  • 21. Teilnehmer nicht vorstellen

    Die Präsenzveranstaltung hat noch einen Vorteil: Hier finden die Teilnehmer leichter zueinander. Sie können aufeinander zugehen und sich unterhalten. Online ist die Hemmschwelle viel größer, zumal immer alle zuhören können. Der Moderator sollte daher die Teilnehmer, die sich noch nicht kennen, unbedingt einander vorstellen.

  • 22. Keine Rollen vergeben

    Wer einen Workshop planen kann, der in Präsenz stattfindet, hat es sicherlich leichter, denn hier finden sich die Teilnehmer praktisch von allein, auch wenn sie dennoch eine grobe Orientierung brauchen. Online ist das schwerer und hier kann der Moderator auch nicht alle Aufgaben allein übernehmen. Jeder Teilnehmer ist für das Gelingen der Veranstaltung mit verantwortlich! Daher sollten vorab beim Organisieren alle Aufgaben bedacht und sinnvoll vergeben werden.

Über Marius Beilhammer

Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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