Rechnungsstellung: Anforderungen & Pflichten

Unverzichtbar für jeden Geschäftstreibenden: Die korrekte Rechnungsstellung. Welche Angaben müssen auf einer Rechnung zwingend vorhanden sein?

Rechnungsstellung: Gesetzliche Pflichten rund um die Rechnung

Wer als Unternehmer tätig ist und eine Leistung ausstellt, muss diese binnen sechs Wochen einem anderen Unternehmer in Rechnung stellen. Das regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG). Für private Personen gilt diese Regelung übrigens im Prinzip nicht, aber in der Regel müssen Rechnungen immer nach einem bestimmten Schema ausgefüllt werden, damit sie rechtssicher sind.

Vollständiger Name und korrekte Anschrift von Rechnungssteller wie dem Empfänger der Leistung

Es muss absolut klar sein, wer die Rechnungsstellung vornimmt und wer diese zu bezahlen hat. Deshalb ist unumgänglich, den vollständigen Namen und die vollständige Adresse aufzuführen. Laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) kann allerdings statt der Anschrift des Leistungsempfängers auch lediglich ein Postfach oder eine Großkunden-Adresse angegeben werden. Der eigentliche Empfänger der Leistung muss aber stets vermerkt sein. Wichtig: Es reicht NICHT, falls auf der Rechnung nur der Zusatz „c/o“ auftaucht, was bedeutet dass die Rechnung an einen Dritten adressiert wurde.

Ist die Rechnung geschrieben und die Überweisung eingetroffen, kann die Freude schon mal riesig sein. (#1)

Ist die Rechnung geschrieben und die Überweisung eingetroffen, kann die Freude schon mal riesig sein. (#1)

Rechnungsstellung: Ohne Angabe steuerlicher Nummern keine korrekte Rechnung

Absolute Pflichtangabe bei der Rechnungsstellung sind Angaben über die vom Finanzamt vergebene Steuernummer oder zumindest die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Weiterhin notwendig: Das exakte Datum der Ausstellung. Im Übrigen auch sinnvoll für die eigene Verwaltung der Rechnungen. So können und sollten Unternehmer ihre Rechnungen nach Monaten getrennt organisieren.

Man sieht: Rechnungen schreiben will gelernt sein. Selbst Profis mit langjähriger Erfahrung kennen nicht alle Fallstricke und wissen manchmal nicht, ob die Eintragung korrekt war oder ob sie an den richtigen Kunden versendet wurde. Abhilfe schaffen können spezielle Softwarelösungen. Diese kümmern sich im Idealfall nicht nur um das rechtssichere Ausfüllen, sondern man verwaltet gleich Artikel oder ganze Warengruppen mit. Ein Angebot, das speziell die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Firmen berücksichtigt, findet sich hier. 

Jede Rechnung muss einzigartig sein

Wichtig, um sicherzustellen, dass die gestellte Rechnung einmalig ist: Eine fortlaufende Nummer zur Identifizierung. Es handelt sich schlicht um die Rechnungsnummer. Diese darf vom Rechnungssteller nur einmal vergeben werden. Wie diese genau aufgebaut ist, kann aber frei entschieden werden. Sie muss aber eindeutig identifizierbar sein und fortlaufend zugewiesen werden können. Möglich sind die von Unternehmern gerne verwendeten „Nummernkreise“, um Rechnungen fürs In- oder Ausland zu markieren oder für Rechnungen, die an bestimmte Firmen versendet werden. Aber diese dürfen zum Beispiel keine Lücken enthalten wie etwa „8,9,11“. Da wäre dann zwingend wegen der Identifizierung zunächst eine „10“ nötig gewesen.

Auch Kombinationen aus Ziffern oder Buchstaben sind erlaubt. Auch hier hat der Rechnungssteller also individuelle Möglichkeiten. Er kann zum Beispiel eine Rechnung „TW-1234-2018“ bezeichnen. Damit es fortlaufend zugewiesen werden kann, sollte bei der nächsten Rechnung etwa „TW-1235-2018“ stehen.

Das Schreiben einer Rechnung kann ihre Tücken haben. Jeder Selbstständige wird das irgendwann einmal feststellen. (#2)

Das Schreiben einer Rechnung kann ihre Tücken haben. Jeder Selbstständige wird das irgendwann einmal feststellen. (#2)

Rechnungsstellung: Genau erklären, wofür Leistung erbracht wurde

Pflicht auf jeder Rechnung: Auf einen Blick die Menge und Art der erbrachten Leistung beschreiben. Ausreichend ist eine handelsübliche Bezeichnung. Die erbrachte Leistung so beschreiben, dass auch für fachfremde Personen leicht möglich ist, diese zu überprüfen. Das ist auch im Hinblick auf den anzuwendenden Steuersatz wichtig. Konkretes Beispiel: Wer Büromöbel oder Hochprozentiges geliefert hat, muss sofort für das Finanzamt ersichtlich sein, welcher exakte Steuersatz hier greift. Jede allgemeine Formulierung reicht nicht aus. Wer also beispielsweise Unternehmensdienstleistungen anbietet, darf auf der Rechnung nicht einfach „Beraterleistungen“ hinschreiben.

Was ist, wenn der Lieferzeitpunkt noch nicht feststeht?

In der Praxis kommt es vor, dass Rechnungen gestellt werden, bevor die eigentliche Leistung erbracht wurde. Bei langjährigen Geschäftspartnern kann das je nach Branche sogar gängige Praxis sein. Hier ist ausreichend, eine Angabe über den Kalendermonat zu treffen. Auf der Rechnung muss aber jede noch zu erbringende Leistung separat erwähnt werden. Etwa „Abrechnung über Leistungen, welche noch zu erbringen sind“.

Rechnungsstellung: Steuerbetrag und Steuersatz nicht vergessen!

Wer eine Rechnung stellt, muss darauf achten, den Betrag, den Steuerbetrag sowie den berechneten Steuersatz aufzuführen. Und zwar als einzelne Posten erwähnen oder gut sichtbar aufzeigen. Ausnahmen: Falls noch Rabatte, Skonti oder Boni zur Vereinbarung gehören, kann die genaue Höhe des zu überweisenden Betrages zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung noch nicht feststehen. Dann muss aber auf die individuelle Absprache hingewiesen werden.

Da reichen auch formlose Sätze wie „Es gelten Bonus- und Rabattvereinbarungen“ oder „2,5 Prozent Skonto bei Bezahlung bis …“. Es muss aber die jeweilige Verabredung klar und verständlich formuliert werden. An dieser Stelle noch weitere Tipps, wie man eine Rechnung fehlerfrei formuliert.

Rechnungsstellung: Fehlerhafte Rechnungen korrigieren

Manchmal kann es dem besten Rechnungsschreiber passieren. Es haben sich Fehler in die Rechnung eingeschlichen. Was ist nun zu tun? Hier eine Aufzählung, wie es zu keinem größeren Schaden kommt, wenn eine Rechnung mit Fehlern abgesendet wurde:

  • die Info an den Empfänger über geänderte Angaben in der Rechnung (ohne besondere Form möglich)
  • auch Rechnungen als PDF können so korrigiert werden, per E-Mail oder über den Postweg (aber genaue Rechnungsnummer nicht vergessen)
  • wichtig: Empfänger der Rechnung darf fehlerhafte Teile nicht selbst eigenhändig korrigieren
  • auf Wunsch kann eine komplette „Stornorechnung“ erzeugt werden mit völlig neuer Rechnungsnummer.
  • daran denken, dass sich die Umsatzsteuer-Voranmeldung durch eine fehlerhafte Rechnung ändern kann (möglich beim Empfänger wie beim Aussteller der Rechnung). In diesem Fall Finanzamt direkt kontaktieren

Es klingt kompliziert, aber wenn eine falsche Rechnung geschrieben wurde, muss man nicht in Panik ausbrechen. In den allermeisten Fällen ergänzt man die Rechnung oder schreibt gleich eine. Dann eine Info an den Rechnungsempfänger oder das Finanzamt und das kleine Ärgernis hat höchstens Zeit gekostet. Nur in wenigen Fällen führen, so die Erfahrung, falsch geschriebene Rechnungen zu einem finanziellen Verlust. Im Geschäftsleben geht es zwar oft ruppig zu, aber bevor man sich auf langwierige Rechtsstreitigkeiten einlässt, werden auch fehlerhafte Rechnungen meist geräuschlos wieder einkassiert. Und für das nächste Mal hat man die Lektion gelernt und achtet doppelt gründlich auf die Rechnungsstellung.

Aufbewahrung der Rechnung: Was sind übliche Fristen?

In der Regel müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Verantwortlich sind vor allem steuerliche Gründe über die Hintergründe, wie viel der Unternehmer eigentlich verdient hat. Unverzichtbar für eine gute Buchführung, dokumentieren Rechnungen die eigentlichen Einnahmen. Aber nicht nur in der Rechnungsstellung gelten die Fristen. Auch Rechnungen, welche der Unternehmer erhält, müssen ebenso lange aufbewahrt werden. Sogar eine Verlängerung über die 10 Jahre hinaus ist möglich. Nämlich dann, wenn der Geschäftsvorgang noch nicht abgeschlossen wurde. Ebenso ist die Verlängerung möglich, wenn eine Außenprüfung stattgefunden hat. Solche Kontrollen sind übrigens noch Jahre nach dem eigentlich betreffenden Geschäftsjahr möglich.

Ein Taschenrechner ist immer noch unverzichtbar, wenn man sich im Dschungel der Rechnungsstellung zurechtfinden möchte. (#3)

Ein Taschenrechner ist immer noch unverzichtbar, wenn man sich im Dschungel der Rechnungsstellung zurechtfinden möchte. (#3)

Rechnungsstellung: Ein übersichtliches Archiv aufbauen

Die vielen Rechnungen, gestellt über mehrere Jahre, sollten übersichtlich in einem Archiv dokumentiert werden. Im nachvollziehbaren Format mit Rechnungsnummer wie oben beschrieben und idealerweise nach Datum sortiert. Laut Paragraf 14b des Umsatzsteuergesetzes muss sogar eine doppelte Rechnungsversion stets vorhanden sein. Also zum Beispiel eine Kopie, welche bei Bedarf auch elektronisch abgespeichert und so dokumentiert werden kann. Übrigens: Das Archiv sollte immer angelegt werden, auch wenn ein gutes Buchführungsprogramm scheinbar alles gut organisiert. Denn ein möglicher Datenverlust kann immer passieren. Deshalb immer die eigenen Rechnungen auch außerhalb dieser Programme zur Buchführung aufbewahren!

Kein Unternehmer kann sich von Aufbewahrungspflichten befreien

Von der Pflicht zur Aufbewahrung ist jeder betroffen. Der altgediente Unternehmer mit jahrzehntelanger Erfahrung und der Start-Up-Gründer unserer heutigen Zeit. Auch Kleinunternehmer sind gezwungen, ihre Rechnungen penibel aufzubewahren. Selbst dann, wenn nur ein winziger Gewinn pro Jahr erwirtschaftet wurde.

Kurzer Hinweis: Private Haushalte haben andere und weniger strenge Vorschriften zur Aufbewahrung von Rechnungen. Wer aber zum Beispiel Handwerkerleistungen entrichtet hat, sollte die auf der Rechnung versehenen Fristen zur Aufbewahrung einhalten. Dabei geht es in der Regel nicht darum, private Haushalte zu überprüfen, sondern um Prüfungen für Unternehmen, welche die Rechnung ausgestellt haben. Ansonsten sollten Privathaushalte nur Rechnungen aufbewahren, wenn es um Garantien für erworbene Produkte geht, etwa in Form eines Kassenzettels.

Rechnungsstellung: Alles richtig machen, wer als Selbstständiger Karriere machen will

Es ist natürlich der Traum für alle, die sich mit einem Business selbstständig machen: Möglichst viele Rechnungen schreiben, so dass nicht nur der Lebensunterhalt finanziert werden kann, sondern auch ein möglichst gehobener Lebensstil. Bei aller Freude darüber dürfen aber die gesetzlichen Vorschriften zur Rechnungsstellung nicht vergessen werden und natürlich auch die Verpflichtungen, welche man gegenüber dem Finanzamt hat. So leistet man für dieses jeden Monat oder pro Vierteljahr einen Vorschuss in Form einer Umsatzsteuer-Voranmeldung. Noch bevor man überhaupt etwas verdient hat, worauf man Steuern zahlen könnte.

Oft startet man auch bescheiden und schreibt „kleinere“ Rechnungen unter einem Betrag von 250 Euro. In diesen Fällen ist die Rechnungsstellung vereinfacht und nur folgende Daten werden benötigt:

  • Name und Anschrift des Unternehmer
  • Das Datum der Ausstellung
  • Die Menge und Art der jeweiligen Artikel beziehungsweise Umfang und benötigte Zeit der erbrachten Leistung
  • Entgelt: Der Betrag (in brutto) inklusive Steuerbetrag
  • Der benötigte Steuersatz sowie gegebenenfalls der Hinweis zur Steuerbefreiung

Fazit: Eine Rechnung für erbrachte Leistungen zu schreiben, ist oft ein schöner Moment. Denn bald landet das wohlverdiente Geld auf dem Konto. Trotzdem muss alles nach gesetzlichen Regeln korrekt ablaufen. Schließlich möchte man sich weder mit dem Auftraggeber noch mit dem Finanzamt beschäftigen müssen, weil fehlerhafte Rechnungen ausgestellt wurden. Die Rechnungsstellung gehört deshalb auch zu den wichtigsten Tätigkeiten im Geschäftsleben.

Also nicht nur aufs Datum achten, sondern penibel genau beschreiben, welche Leistungen eigentlich erbracht wurden. Auch der Rechnungsnummer kommt eine wichtige Rolle zu. Denn besonders wenn viele Rechnungen tagtäglich geschrieben werden, verliert man leicht den Überblick. Umso wichtiger ist, rechtzeitig ein Archiv alter Rechnungen anzulegen und dieses mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Das spart im Falle eines Falles viel Ärger mit aktuellen und ehemaligen Kunden und natürlich auch mit „Vater Staat“. Also immer wie ein Profi agieren, damit man am Ende nicht der Dumme ist. Denn nur wer auch bei der Rechnungsstellung professionell zu Werke geht, kann eigentlich als ernstzunehmender Unternehmer betrachtet werden.


Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: Andrey_Popov -#1: Roman Samborskyi -#2: WAYHOME studio -#3: wutzkohphoto

Über Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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