Pflichten von Unternehmen: Arbeitsschutz und Buchführung wichtig

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Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben Pflichten zu erfüllen. Dabei obliegen dem Unternehmen zahlreiche rechtlich geregelte Pflichten, die das Führen des Unternehmens und die Beschäftigung der Mitarbeiter ermöglichen.

Pflichten von Unternehmen: Die Buchhaltungspflicht

Dass die Buchhaltung wichtig ist, steht außer Zweifel, denn nur mit einer korrekten Buchführung ist es möglich, jederzeit einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben, über Investitionen und liquide Mittel zu haben.

Die Pflicht zur korrekten Buchung des Kapitals ist im Sinne der Finanzdisposition auch für die Beantragung von Krediten oder für die offizielle Angabe von Eigenmitteln nötig. Kommt ein Unternehmen seinen Pflichten in dieser Beziehung nicht nach, kann das Finanzamt eine Schätzung der zu zahlenden Steuern vornehmen, die deutlich höher liegen wird als die wirklich fälligen Zahlungen.

Wer ist zur Buchhaltung verpflichtet?

Jeder Selbstständige muss seinen Pflichten zur Buchhaltung nachkommen, allerdings sind diese Pflichten unterschiedlich umfassend. Die Buchführungspflicht gilt erst einmal pauschal für alle Rechtsformen.

Freiberufler hingegen sind davon ausgenommen, sie sind weder bilanzierungs- noch buchführungspflichtig. Auch Kaufleute, die einen Umsatz von weniger als 600.000 Euro in zwei Geschäftsjahren hintereinander sowie einen geringeren Gewinn als 60.000 Euro verzeichnen, müssen keine Buchführung nachweisen können. Sinnvoll ist die Aufzeichnung aller Geschäftsfälle natürlich dennoch, denn nur damit lässt sich jederzeit ein Überblick über die aktuelle finanzielle Lage der Firma gewinnen.

Die Buchführung fängt dabei schon am besten vor der Unternehmensgründung an, denn in Vorbereitung der Gründung können bereits Kosten anfallen. Diese werden später als vorweggenommene Betriebsausgaben verbucht. Im ersten Geschäftsjahr reduziert sich somit der Gewinn und damit auch die zu zahlenden Steuern.

Gerade Gründer sollten die Buchführung lieber etwas genauer vornehmen, denn die dort erfassten Zahlen geben sehr gut Aufschluss darüber, wie erfolgreich das Jungunternehmen ist und ob der Umsatz den vorsichtigen Schluss auf Erfolg oder wenigstens auf einen kleinen Gewinn zulässt. Anhand der Zahlen lassen sich entsprechende Analysen führen und weitere Investitionsentscheidungen treffen.

Alle Selbstständigen, die keine Kleinunternehmer oder Freiberufler sind, müssen die doppelte Buchführung anwenden.  ( Foto: Shutterstock-Andrey_Popov )_

Alle Selbstständigen, die keine Kleinunternehmer oder Freiberufler sind, müssen die doppelte Buchführung anwenden. ( Foto: Shutterstock-Andrey_Popov )_

Einfache oder doppelte Buchführung?

Kleinunternehmen und Freiberufler können sich für die einfache Buchführung entscheiden. Sie rechnen ihren Gewinn am Ende des Geschäftsjahres mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ab und müssen einzelne Geschäftsvorfälle nicht aufzeichnen. Auch Unternehmer, die einen landwirtschaftlichen Betrieb führen, können die EÜR verwenden. Dann ist keine Gewinn-und-Verlust-Rechnung nötig, auch die Bilanzierung wird nicht gefordert.

Generell müssen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung angewendet werden, die besagen, dass es einem fachkundigen Dritten nach Einsichtnahme in die Bücher jederzeit möglich sein muss, die Buchungen nachzuvollziehen. Außerdem gilt: „Keine Buchung ohne Beleg!“ Das bedeutet, dass jeder Buchung ein entsprechender Nachweis zugrunde liegen muss.

Alle Selbstständigen, die keine Kleinunternehmer oder Freiberufler sind, müssen die doppelte Buchführung anwenden. Jeder Geschäftsvorfall wird dabei doppelt gebucht und sowohl im Haben als auch im Soll erfasst. Es müssen somit immer zwei Konten bei einer Buchung berücksichtigt werden. Das ist zwar deutlich aufwendiger, dafür lassen sich aber auch genauere Aussagen über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens treffen.

Wichtig: Betriebe müssen zudem die geltenden Aufbewahrungspflichten für Unternehmen beachten, die spätestens im Rahmen der Betriebsprüfung kontrolliert werden können.

Weitere Pflichten für Firmen: Der betriebliche Arbeitsschutz

Im Arbeitsrecht kommt den Pflichten zum Arbeitsschutz eine besonders große Bedeutung zu, immerhin handelt es sich dabei um Vorgaben, die direkt die Gesunderhaltung der Angestellten zum Ziel haben. Der Arbeitsschutz wird damit auch als Fürsorgepflicht gegenüber den Angestellten gesehen und bezeichnet. Arbeitgeber sind im Sinne des Arbeitsschutzes dazu verpflichtet, alle Räumlichkeiten, in denen die Angestellten tätig sind, so zu gestalten, dass ein gesundheitserhaltendes Arbeiten dort möglich ist.

Video: Arbeitsschutzgesetz: Welche Pflichten haben Arbeitnehmer? | Betriebsrat Video

Vorgaben durch den Arbeitsschutz beachten

Gibt es eine erhöhte Unfall- oder Gesundheitsgefahr am Arbeitsplatz, müssen Unternehmer die Angestellten explizit darauf hinweisen. Außerdem sind Arbeitnehmer vor Überanstrengung zu schützen. Das bedeutet, dass keine unangemessenen Arbeitsleistungen eingefordert oder angenommen werden dürfen.

Die Art des Betriebes sowie die Art der jeweiligen Tätigkeit definiert die Fürsorgepflicht sowie deren Umfang. Im Mittelpunkt steht dabei nicht nur die physische, sondern auch die psychische Gesundheit der Arbeitnehmer.

Für das Arbeitsschutzgesetz relevante Bereiche

Das Arbeitsschutzgesetz macht Arbeitgebern zahlreiche Vorschriften und betrifft verschiedene Bereiche.

Dazu zählen:

  • Beurteilung der Arbeitsbedingungen im Unternehmen
  • Planung, Anwendung und Kontrolle von Maßnahmen zum Arbeitsschutz
  • Arbeitsmedizinische Vorsorge
  • Dokumentation aller arbeitsschutzrelevanten Punkte
  • Übertragung von Schutzaufgaben auf geeignete Mitarbeiter oder externe Dienstleister
  • einzuhaltende Schutzmaßnahmen, wenn mehrere Arbeitgeber zusammenarbeiten
  • einzuhaltende Schutzmaßnahmen für besonders gefährliche Bereiche
  • Unterweisungen der Angestellten
  • Maßnahmen im Notfall und bei Erster Hilfe

Die Arbeitsstättenverordnung hält einige der Pflichten für Unternehmer fest. Auch in der Baustellenverordnung oder in der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge sind entsprechende Vorgaben zu finden. Gefahrstoff- und Baustellenverordnung sowie Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung sind ebenfalls zu nennen und kommen in den Betrieben zur Anwendung.

Die Art des Betriebes sowie die Art der jeweiligen Tätigkeit definiert die Fürsorgepflicht sowie deren Umfang. Im Mittelpunkt steht dabei nicht nur die physische, sondern auch die psychische Gesundheit der Arbeitnehmer. ( Foto: Shutterstock-butradee )

Die Art des Betriebes sowie die Art der jeweiligen Tätigkeit definiert die Fürsorgepflicht sowie deren Umfang. Im Mittelpunkt steht dabei nicht nur die physische, sondern auch die psychische Gesundheit der Arbeitnehmer. ( Foto: Shutterstock-butradee )

Personalrechtliche Pflichten der Unternehmer

Buchführung und Sicherheit im Unternehmen sind zwei wichtige Bereiche, mit denen sich Firmen in puncto Pflichten auseinandersetzen müssen. Doch die Firmen, die als Arbeitgeber agieren, müssen noch weitere Punkte einhalten. Dazu zählt zum Beispiel, dass ein Mitarbeiter nur so eingesetzt werden darf, wie es auch im Arbeitsvertrag festgehalten wurde.

Die betreffenden Mitarbeiter müssen entsprechend ihrer Qualifikation eingesetzt werden. Der Poststellenmitarbeiter wird sich demnach nicht plötzlich in der Personalabteilung wiederfinden, die Sekretärin wird in der Regel keine Leitungsfunktion in der IT-Abteilung bekommen.

Pflichten der Arbeitgeber in der Übersicht

Arbeitgeber müssen ihre Angestellten weiter bezahlen, auch wenn diese aufgrund äußerer Umstände nicht am Arbeitsplatz erscheinen können. Außerdem muss das Unternehmen über neue Gesetze und Verordnungen, die die Mitarbeiter betreffen, informieren. Hier muss die Aushangpflicht für Unternehmen beachtet werden, denn es ist nicht ausreichend, eine Info nur über das Intranet zu geben.

Auch die folgenden Pflichten müssen seitens der Arbeitgeber eingehalten werden:

  • pünktliche Lohnzahlung
  • Gleichbehandlung aller Mitarbeiter
  • Abführung der Sozialbeiträge für die Mitarbeiter
  • Aushändigung einer monatlichen Lohnabrechnung
  • Gewährung des Mindesturlaubs
  • Schutz vor Diskriminierung und sexueller Belästigung der Mitarbeiter
  • Ausstellen eines Zwischenzeugnisses
  • Ausstellen eines Arbeitszeugnisses
  • Einhaltung der Datenschutzrichtlinien
Aushänge werden meist am Schwarzen Brett der Firma gemacht, alternativ können sie an weiteren prominenten Stellen erfolgen. ( Foto: Shutterstock-  Bangkok Click Studio _)

Aushänge werden meist am Schwarzen Brett der Firma gemacht, alternativ können sie an weiteren prominenten Stellen erfolgen. ( Foto: Shutterstock- Bangkok Click Studio _)

Die Aushangpflicht im Betrieb

Die Pflicht zur gut einsehbaren Bekanntgabe von Neuerungen und neuen Verordnungen wurde eben bereits angesprochen. Es handelt sich hierbei um eine sehr wichtige Pflicht des Arbeitgebers, der über das Auslegen, Aushängen und Bekanntmachen der jeweiligen Neuigkeit nachgekommen werden kann. Welche Gesetze auszuhängen sind, ist von der jeweiligen Branche abhängig, denn nicht alle Gesetze und Verordnungen sind für alle Firmen gleichermaßen relevant.

Es gibt allerdings auch Gesetze, die wirklich jedes Unternehmen betreffen und dementsprechend in allen Firmen zugänglich gemacht werden müssen. Zu nennen sind hier das Arbeitsschutz-, sowie das Arbeitszeitgesetz, das Jugendschutzgesetz sowie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Ebenso wichtig sind die Gesetze zur Arbeitssicherheit und zum Infektionsschutz.

Aushänge werden meist am Schwarzen Brett der Firma gemacht, alternativ können sie an weiteren prominenten Stellen erfolgen. Ein Beispiel dafür ist die Kantine, dort werden derartige Bekanntmachungen noch am ehesten beachtet. Arbeiten einige Mitarbeiter im Home Office, sollte entsprechend im Internet auf die jeweiligen Gesetze und Verordnungen verwiesen werden.

Ehe neue Gesetze ausgehängt werden dürfen, ist der Betriebsrat darüber zu informieren. Arbeitgeber sind darüber hinaus dazu verpflichtet, immer die neueste Version der Gesetze auszuhängen und müssen sich dementsprechend immer auf dem Laufenden halten. Wird eine Version überarbeitet, gilt diese nicht mehr als aktuell und muss ersetzt werden. Verstößt ein Arbeitgeber gegen die Aushangpflichten, ist es möglich, dass bis zu 2.500 Euro Bußgeld verhängt werden.

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