Onboarding: So gelingt die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters

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Ein neues Teammitglied wurde eingestellt. Die Voraussetzungen des Mitarbeiters passen perfekt mit den benötigten Qualifikationen des Unternehmens zusammen. Das Onboarding ist jetzt das wichtigste Thema, denn eine schnelle und effiziente Einarbeitung führt zu einem zufriedenen Mitarbeiter, der auch über die Probezeit hinaus ein wichtiges Teammitglied sein wird.

Beim Onboarding gibt es drei Phasen:

  • Vor Arbeitsbeginn,
  • der erste Arbeitstag und
  • die Probezeit.

Von Anfang an gilt es, beim Onboarding alles richtig zu machen denn das schlimmste, was passieren kann, ist dass sich der Mitarbeiter nicht wohl fühlt, da er sich von Beginn an verloren fühlt. Neben regelmäßigem Austausch ist daher eine Versorgung aller wichtigen Informationen unerlässlich. Es empfiehlt sich, vorab ein passendes Konzept für den neuen Mitarbeiter zu entwickeln.

Definition: Was bedeutet Onboarding?

Onboarding ist die zielgerichtete Integration eines neuen Teammitglieds in ein Unternehmen. Spezielle Maßnahmen sorgen für einen angenehmen Start des Mitarbeiters. Hierzu zählt nicht nur die Versorgung mit Informationen und die Vorstellung aller Mitarbeiter.

Onboarding ist ein Konzept aus dem Personalmanagement und umfasst die Zeit zwischen der Unterschrift des Arbeitsvertrages und dem Ende der Probezeit. Während die Probezeit in der Regel sechs Monate beträgt, kann das Onboarding kürzer oder länger ausfallen. Abhängig ist das Onboarding von der Komplexität der neuen Arbeitsstelle. So kann also das Onboarding kürzer oder länger ausfallen.

Begriffsklärung Onboarding

Das Wort Onboarding stammt aus dem Personalmanagement und bedeutet grob übersetzt „Mitarbeiter an Bord holen“. Das Ziel: Den Mitarbeiter systematisch in die Kultur des Unternehmens hineinbegleiten. Wichtig ist eine harmonische Zusammenarbeit zwischen bestehenden Mitarbeitern und dem neuen Teammitglied.

Onboarding ist die zielgerichtete Integration eines neuen Teammitglieds in ein Unternehmen. Spezielle Maßnahmen sorgen für einen angenehmen Start des Mitarbeiters. (Foto: Shutterstock-fizkes)

Onboarding ist die zielgerichtete Integration eines neuen Teammitglieds in ein Unternehmen. Spezielle Maßnahmen sorgen für einen angenehmen Start des Mitarbeiters. (Foto: Shutterstock-fizkes)

Drei Phasen für das perfekte Onboarding

Das Onboarding beginnt ab der Zusage des Jobs, spätestens mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags. Das ist die erste Phase oder auch die Preboarding-Phase. Phase zwei beinhaltet den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters, oft auch die gesamte erste Woche.

Dabei steht die Orientierung des neuen Teammitglieds im Unternehmen an erster Stelle. Die letzte Phase umfasst die nächsten Monate. Meist ist die dritte Phase mit Ende der Probezeit ebenfalls beendet. Das variiert allerdings je nach Arbeitsstelle.

Die Preboarding-Phase

In der Zeit zwischen der Jobzusage und dem ersten Tag im Unternehmen liegt die Preboarding-Phase. Schon hier sollte sich der neue Mitarbeiter im Unternehmen wohlfühlen. Hier sind einige Elemente des Onboardings zu beachten, damit sich das neue Teammitglied sofort gut aufgehoben fühlt.

  • Begrüßung per Mail

    Zunächst sollte der neue Mitarbeiter mit einer freundlichen Begrüßungs-Mail empfangen werden. Hier sollten auch einige wichtige Informationen enthalten sein, beispielsweise wer ihn wann am ersten Arbeitstag empfangen wird, das Leitbild des Unternehmens oder Broschüren. Auch über passende Dienstkleidung kann hier gesprochen werden.

    Der Informationsaustausch kann auch telefonisch besprochen werden, jedoch ist es sinnvoll, eine E-Mail zu verfassen, damit der Mitarbeiter nochmal alle wichtigen Informationen durchgehen kann.

    Ein weiterer sehr wichtiger Teil der Preboarding-Phase sind die Verträge. (Foto: Shutterstock-Fizkes)

    Ein weiterer sehr wichtiger Teil der Preboarding-Phase sind die Verträge. (Foto: Shutterstock-Fizkes)

  • Verträge und Unterlagen

    Ein weiterer sehr wichtiger Teil der Preboarding-Phase sind die Verträge. Dabei gilt es zu klären, ob der neue Mitarbeiter und das Unternehmen einen unterschriebenen Arbeitsvertrag haben. Zudem sollten Sozialversicherungsausweis, Krankenkasse, Lohnsteuerkarte und Steuer-ID beim Unternehmen eingegangen sein.

    Natürlich könnte man all diese Unterlagen auch am ersten Arbeitstag mitbringen. Dadurch wäre dieser allerdings sehr organisatorisch und für die weiteren Anliegen des ersten Tages bliebe weniger Zeit.

  • Mentor bestimmen

    In der Preboarding-Phase sollte der feste Ansprechpartner des neuen Mitarbeiters zugewiesen werden. Chefs haben in der Regel weniger Zeit, für die Einarbeitung und die Aufgaben eines Mentors. Daher eignet sich ein langjähriger Mitarbeiter, der die Strukturen, Vorgaben und Kollegen gut kennt. Dieser kann den neuen Mitarbeiter an die Hand nehmen und ihm mit Rat und Tat zur Seite stehen.

  • Arbeitsplatz vorbereiten

    Wenn der Mitarbeiter seinen ersten Tag im Unternehmen antritt, sollte der Arbeitsplatz hergerichtet sein. Da hier eine gewisse Vorlaufzeit benötigt wird, sollte dieser frühzeitig vorbereitet werden. Hierbei ist auch der Zugang wichtig. Der Mitarbeiter benötigt einen Schlüssel für die Räumlichkeiten oder einen Eingangscode.

    Der Computer sollte neu aufgesetzt werden, wenn es sich nicht ohnehin um einen neuen PC handelt. Auch das Firmentelefon sollte vorbereitet sein. Zudem empfiehlt es sich, dem neuen Mitarbeiter eine Liste mit den wichtigsten Telefonnummern bereitzulegen.

    Das sollte am neuen Arbeitsplatz vorhanden sein:

    • Neu aufgesetzter PC
    • Maus und Tastatur
    • Ein bis zwei Bildschirme
    • Block und Stifte
    • Telefon
    • Liste mit wichtigen Telefonnummern

    Beim Aufsetzten des PCs müssen auch die Zugangsdaten vorbereitet sein. Outlook, Zugriffsrechte für gewisse Webseiten und Programme und Passwörter sollten schon eingestellt sein, um den ersten Arbeitstag von diesen organisatorischen Aufgaben zu befreien.

    In der Preboarding-Phase sollte der feste Ansprechpartner des neuen Mitarbeiters zugewiesen werden.  (Foto: Shutterstock-fizkes)

    In der Preboarding-Phase sollte der feste Ansprechpartner des neuen Mitarbeiters zugewiesen werden. (Foto: Shutterstock-fizkes)

  • Einarbeitung strukturieren

    Ein Einarbeitungsplan sollte ebenfalls noch vor dem ersten Arbeitstag erstellt werden. Hier werden Arbeitsschritte für die Anfangszeit festgehalten, beispielsweise die erste Aufgabe, Meetings, an denen der neue Mitarbeiter teilnehmen sollte und alles weitere, was in der Anfangszeit wichtig ist.

  • Meetings und Termine

    Der neue Mitarbeiter sollte frühzeitig in wichtige Termine involviert werden. Meetings, Vorstellungstermine mit anderen Abteilungen und Kundengespräche sollten geplant werden, damit das neue Teammitglied schnellstmöglich Kontakte knüpfen kann.

  • Weiterbildungen buchen

    Beim Preboarding sollte auch über Schulungen nachgedacht werden. Hat der neue Mitarbeiter Bedarf an gewissen Weiterbildungsmöglichkeiten sollten diese frühzeitig geplant werden. Zudem sind Kurse schnell ausgebucht und sollten daher schnell belegt werden.

  • Willkommenspräsent organisieren

    Ein kleines Willkommensgeschenk ist auch immer eine gute Idee, um den neuen Mitarbeiter zu begrüßen. Ein Blumenstrauß oder Pralinen sind vollkommen ausreichend. Die Geste sorgt dafür, dass sich der Mitarbeiter willkommen und wohl fühlt.

    Onboarding ist ein Konzept aus dem Personalmanagement und umfasst die Zeit zwischen der Unterschrift des Arbeitsvertrages und dem Ende der Probezeit. (Foto: Shutterstock-fizkes)

    Onboarding ist ein Konzept aus dem Personalmanagement und umfasst die Zeit zwischen der Unterschrift des Arbeitsvertrages und dem Ende der Probezeit. (Foto: Shutterstock-fizkes)

Der erste Arbeitstag

Der erste Tag ist für den neuen Mitarbeiter sehr prägend. Wenn er sich von Beginn an gut aufgehoben fühlt, hat das Auswirkungen auf den gesamten Joballtag des Mitarbeiters. Hierfür kann der Arbeitstag des neuen Teammitglieds ruhig eine Stunde später beginnen. So erlebt er nicht den hektischen Montagmorgen und Team und Neuankömmling können sich ausreichend Zeit nehmen.

  • Die Begrüßung

    Zunächst wird der neue Mitarbeiter freundlich begrüßt. Hier kann auch das Präsent überreicht werden. Diese entfaltet sofort ihre Wirkung und der neue Mitarbeiter fühlt sich sofort wohl. Jetzt kann der Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz geführt werden, der zuvor gesäubert und eingerichtet wurde.

  • Den Arbeitsplatz zeigen

    Wichtig ist auch, dem neuen Teammitglied zu zeigen, wo sich die Toilette und die Küche befindet. Eventuell hat er einen längeren Anfahrtsweg, muss auf die Toilette aber will mit der Frage nach dem Waschraum nicht unhöflich wirken. Auch das Angebot eines Kaffees ist immer eine gute Idee.

  • Vorstellung der Arbeitskollegen

    Nun kann der Mitarbeiter seinen Arbeitskollegen vorgestellt werden. Je nach Größe des Unternehmens reicht es allerdings, die Kollegen vorzustellen, mit denen der Mitarbeiter den meisten Kontakt haben wird. Ansonsten könnte das schnell zur Überforderung führen und der Mitarbeiter kann sich die Namen schlechter einprägen. Die wichtigste Person ist der Ansprechpartner. Dieser sollte zuerst vorgestellt werden oder sogar die Vorstellungsrunde leiten.

    Zunächst sollte der Ablauf der Anfangszeit mit dem neuen Mitarbeiter besprochen werden. (Foto: Shutterstock-Samo Trebizan )

    Zunächst sollte der Ablauf der Anfangszeit mit dem neuen Mitarbeiter besprochen werden. (Foto: Shutterstock-Samo Trebizan )

  • Gemeinsames Mittagessen

    Am ersten Arbeitstag ebenfalls nicht zu unterschätzen ist das gemeinsame Mittagessen mit den Kollegen. Hier kann der neue Mitarbeiter mit den Teamkollegen in Kontakt treten. Dabei müssen sich die Gesprächsthemen nicht zwingend um die Arbeit drehen. Gemeinsame Interessen stärken die Teambildung ebenfalls.

    Nachdem der erste Arbeitstag erfolgreich verlief, sollte die gesamte erste Woche ebenso positiv verlaufen. Diese Phase des Onboardings ist weniger prägend als der erste Arbeitstag, allerdings nicht zu missachten.

  • Ablauf besprechen

    Zunächst sollte der Ablauf der Anfangszeit mit dem neuen Mitarbeiter besprochen werden. Dabei erfährt der neue Arbeitskollege, welche Aufgaben auf ihn zukommen. Er sollte allerdings nicht direkt überfordert werden. Aufgaben, die bei langjährigen Mitarbeitern schnell erledigt sind, können für den Neuankömmling schon mal eine Aufgabe für mehrere Stunden sein.

  • Erwartungen besprechen

    Die Erwartungen an den neuen Mitarbeiter sollten ebenfalls nochmal durchgesprochen werden. Gleichzeitig eignet sich dieses Gespräch auch, um die Erwartungen des neuen Mitarbeiters anzusprechen. So entstehen keine Missverständnisse und der neue Teamkollege fühlt sich durch das Äußern eigener Wünsche respektiert.

  • Die erste Aufgabe

    Die erste Aufgabe sollte keine reine Übung sein. Dadurch fühlt sich der neue Mitarbeiter auf die Probe gestellt. Eine Aufgabe an einem aktuellen Projekt eignet sich durchaus, denn dabei fühlt sich der Kollege sofort gebraucht. Es sollte sich allerdings nicht um ein Projekt mit kurzer Deadline handeln. Eventuell braucht der neue Mitarbeiter länger als erwartet oder die Arbeit muss am Ende nochmal gründlich überarbeitet werden.

    Unternehmensziele können ebenfalls in der ersten Arbeitswoche angesprochen werden. Hier bekommt der neue Mitarbeiter ein Gefühl für das Unternehmen und worauf es ankommt. (Foto: Shutterstock-fizkes)

    Unternehmensziele können ebenfalls in der ersten Arbeitswoche angesprochen werden. Hier bekommt der neue Mitarbeiter ein Gefühl für das Unternehmen und worauf es ankommt. (Foto: Shutterstock-fizkes)

  • Das Unternehmen vorstellen

    In der ersten Arbeitswoche sollten auch die Produkte des Unternehmens vorgestellt werden. Besonders bei neuen Mitarbeitern in der Buchhaltung, die keinen direkten Bezug zu den Produkten haben, ist das wichtig. Mehrere neue Mitarbeiter, die zur gleichen Zeit eingestellt wurden, können diese Präsentation gemeinsam besuchen.

  • Ziele des Unternehmens

    Unternehmensziele können ebenfalls in der ersten Arbeitswoche angesprochen werden. Hier bekommt der neue Mitarbeiter ein Gefühl für das Unternehmen und worauf es ankommt. Zudem erfährt er, wobei er das Team unterstützen kann, um die Ziele zu erreichen.

  • Feedback

    Generell sind Feedbackgespräche in der Anfangszeit wichtig. Diese können nach der ersten Woche geführt werden und sollten während der gesamten Probezeit hin und wieder stattfinden. Diese Gespräche sollten vorher angekündigt werden, damit sich der neue Mitarbeiter Gedanken zum Arbeitsumfeld machen kann und so zielführendes Feedback geben kann.

Die Probezeit

Nach der ersten Woche wird sich der neue Mitarbeiter sehr gut zurechtfinden und einige Aufgaben selbstständig erledigen können. Die Integration im Team ist damit aber noch nicht beendet. Längst kennt er noch nicht alle Aufgaben, der Kontakt zu den Kollegen sollte weiter ausgebaut werden und eine Routine hat sich auch noch nicht gebildet.

  • Veranstaltungen für neue Mitarbeiter

    Eine regelmäßige Einführungsveranstaltung für neue Mitarbeiter bietet sich in großen Unternehmen besonders gut an. Mit jeweils einigen Monaten Abstand können neue Mitarbeiter gemeinsam an einer Veranstaltung teilnehmen, in der über das Unternehmen, Abteilungen, Produkte, Projekte, Aufgaben gesprochen wird. So lernen sich auch die neuen Kollegen unter sich kennen und können sich über ihre Anfangszeit im Unternehmen austauschen.

    Auch das Angebot verschiedener Weiterbildungen sollte in der Probezeit besprochen werden. (Foto: Shutterstock-_Master1305 )

    Auch das Angebot verschiedener Weiterbildungen sollte in der Probezeit besprochen werden. (Foto: Shutterstock-_Master1305 )

  • Weiterbildungsmöglichkeiten

    Auch das Angebot verschiedener Weiterbildungen sollte in der Probezeit besprochen werden. Vielleicht hat der neue Mitarbeiter bei sich selbst eine Wissenslücke erkannt und möchte diese durch eine Schulung schließen. Ansonsten sollten ihm einige sinnvolle Schulungen angeboten werden. Die Weiterbildungskurse und Workshops können zwar kostspielig sein, liefern aber einen Mehrwert für das Unternehmen und den Mitarbeiter.

  • Das Team stärken

    Teambuilding-Events helfen dem neuen Mitarbeiter, sich im Unternehmen schneller einzugliedern. Veranstaltungen mit allen Mitarbeitern oder einer Abteilung sind da sehr hilfreich. Diese können beispielsweise ein gemeinsames Grillen, Abendessen oder ein Abend in einer Bar sein. Im Winter empfiehlt sich ein gemeinsamer Besuch des Weihnachtsmarktes.

  • Außentermine wahrnehmen

    Auch Außentermine sind wichtig für das Onboarding. Ist die interne Kommunikation ausreichend ausgebaut, kann das neue Teammitglied Kundentermine wahrnehmen oder Messen besuchen. Auch Konferenzen eignen sich während des Onboardings. Das stärkt zum einen das Netzwerk des Arbeitnehmers, zeigt dem Arbeitgeber aber zum anderen auch, wie sich der Mitarbeiter im Kontakt mit Kunden schlägt.

Fehler beim Onboarding

Fehler passieren, auch beim Onboarding. Ungeplante Belastungen und Stress im Arbeitsalltag sorgen schnell dafür, dass manche wichtige Punkte beim Onboarding verloren gehen. Nicht alles hat direkt dramatische Auswirkungen auf das Arbeitsklima. Allerdings gibt es einige Punkte, die dringend eingehalten werden sollten.

Kontakt halten

Nachdem der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde, sollte der Kontakt nicht bis zum ersten Arbeitstag pausieren. Der Arbeitnehmer sollte mindestens eine Woche vor dem ersten Arbeitstag eine E-Mail erhalten. Hier kann der Treffpunkt und die Uhrzeit erneut erwähnt werden. Wichtig ist auch, dem neuen Mitarbeiter zu signalisieren, dass sich das Team auf ihn freut. Das motiviert den Arbeitnehmer und er kann gegebenenfalls nochmal Kontakt für einige Fragen vorab aufnehmen.

Überforderung vermeiden

Der erste Arbeitstag sollte kein Programm von morgens bis abends beinhalten. Gespräche und Small-Talk mit Kollegen sollte eingeplant werden. Die vielen neuen Eindrücke müssen von dem neuen Teammitglied erstmal verarbeitet werden. Ist das Programm am ersten Arbeitstag zu straff, führt das schnell zur Überforderung des neuen Mitarbeiters.

Zur Überforderung zählt auch eine Informationsflut mit hunderten Dokumenten, Infos, Mails und Links, die sich der neue Mitarbeiter ansehen muss. Hier ist weniger mehr und das neue Teammitglied benötigt Zeit, um sich die Unterlagen in Ruhe anzuschauen und sich zu informieren. Andernfalls überfliegt der Kollege die Informationen lediglich und kann sie sich ohnehin nicht merken.

Ein offenes Ohr auch nach der ersten Woche

Der Mitarbeiter sollte konstant wissen, dass er jederzeit einen Ansprechpartner bei Fragen oder persönlichen Anliegen hat. Man muss natürlich nicht alles stehen und liegen lassen, nur weil der neue Mitarbeiter in der Tür steht. Allerdings sollte er nicht konstant vertröstet werden.

Der Mitarbeiter sollte konstant wissen, dass er jederzeit einen Ansprechpartner bei Fragen oder persönlichen Anliegen hat. (Foto: Shutterstock-fizkes)

Der Mitarbeiter sollte konstant wissen, dass er jederzeit einen Ansprechpartner bei Fragen oder persönlichen Anliegen hat. (Foto: Shutterstock-fizkes)

Wie sollten die Onboarding-Prozesse ablaufen?

Zunächst sollte das Konzept für das Onboarding erstellt werden. Es umfasst die Aufgaben jeder einzelnen Phase. Hier können auch die Mitarbeiter eingebunden werden.  Dieses Konzept kann auch für das Onboarding weiterer neuer Mitarbeiter genutzt und angepasst werden.

Im Vorfeld sollten zudem die Zuständigkeiten geklärt werden. Auch die Vorlaufzeit gilt es zu berücksichtigen. So muss beispielsweise eine Weile vor dem ersten tag Visitenkarten gedruckt werden, PC-Zubehör bestellt werden und Lizenzen geordert werden. Für sämtliche organisatorische Bereiche empfiehlt sich eine Checkliste mit den wichtigen Stationen und bis wann sie erledigt sein müssen.

Die Vorteile des Onboardings

Ein gut organisiertes Onboarding bietet viele Vorteile für das Unternehmen und den neuen Mitarbeiter.

Motivation des neuen Mitarbeiters

Onboarding ist zwar zweitaufwendig und benötigt eine Menge organisatorisches Talent, allerdings lohnt es sich, da der Mitarbeiter sofort bemerkt, dass sich das Unternehmen mühe gibt und möchte, dass sich jedes Teammitglied als wichtiger Baustein des Unternehmens sieht.

Fehler vermeiden

Wer das Onboarding ordentlich plant, vermeidet Fehler. Unterlagen gehen nicht verloren, der Mitarbeiter ist gut informiert und die Anfangszeit läuft geplant ab. Dadurch fällt es dem Mitarbeiter auch leichter, sich an gewisse Strukturen zu gewöhnen und entwickelt eigene Routinen.

Produktivität steigern

Onboarding führt dazu, dass der neue Mitarbeiter schneller eingearbeitet ist. Dadurch arbeitet er nicht nur produktiver, sondern fühlt sich auch schneller als vollwertiges Teammitglied.

Professioneller Eindruck

Der neue Mitarbeiter bemerkt schnell, ob sich das neue Unternehmen für die Mitarbeiter einsetzt und ob ihm an einem angenehmen Arbeitsklima gelegen ist. Das ist wichtig für den Eindruck des Unternehmens.

Über den Autor

Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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