Mahnung Vorlage: Darauf sollten Sie achten

So schreiben Sie dem Schuldner eine Zahlungserinnerung. Die rechtsgültige Mahnung Vorlage bei säumigen Kunden. Dazu Tipps, wie Sie am Telefon Schuldner zur Zahlung bewegen.

Mahnung Vorlage: Muster für Gläubiger

Ideal bei Stress mit zahlungsfaulen Kunden. Wenn Sie als Gläubiger eine offene Rechnung eintreiben möchten, muss eine Zahlungserinnerung oder ein Mahnschreiben aufgesetzt werden. Ein erster unverzichtbarer Schritt für ein späteres Mahnverfahren.

Gehen Sie am besten nach dieser Reihenfolge vor:

  • Zahlungserinnerung (freundlicher Tonfall)
  • Erste Mahnung (Dringlichkeit erhöhen)
  • Zweite Mahnung (Drohung mit Rechtsanwalt oder Gericht)

Ihr Kunde zahlt nicht trotz Zahlungsfrist auf der Rechnung? Dann sollten Sie am ersten Tag nach dem Fälligkeitsdatum eine höfliche Zahlungserinnerung verfassen. Ohne Ausrufezeichen, das wirkt unhöflich.

Es muss nicht unbedingt eine neue Zahlungsfrist angegeben werden. Schauen Sie einfach 3 oder 4 Werktage später auf Ihr Konto. Gerade bei langjährigen Kunden sollte die Angelegenheit schnell erledigt sein.

Bitte beachten Sie: Ihr Kunde kann wichtige Gründe haben, nicht zu zahlen. Die Rechnung kann verloren gehen, schlicht vergessen werden oder er hat aktuell Zahlungsschwierigkeiten. Dass Ihr Kunde Sie betrügen will, ist natürlich auch möglich.

Bitte beachten Sie: Ihr Kunde kann wichtige Gründe haben, nicht zu zahlen. Die Rechnung kann verloren gehen, schlicht vergessen werden oder er hat aktuell Zahlungsschwierigkeiten. (Fotolizenz-Shutterstock: Fizkes)

Bitte beachten Sie: Ihr Kunde kann wichtige Gründe haben, nicht zu zahlen. Die Rechnung kann verloren gehen, schlicht vergessen werden oder er hat aktuell Zahlungsschwierigkeiten. (Fotolizenz-Shutterstock: Fizkes)

Vorlage für die „Zahlungserinnerung“ (Beispiel-Text)

Sehr geehrter Herr Mustermann,

zu Ihrer Rechnung Nr. 1234 konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen. Vermutlich handelt es sich um ein Versehen und Sie haben vergessen, den Betrag zu begleichen. Eine Kopie der Rechnung haben wir Ihnen zur Erinnerung noch einmal zugesendet.

Ich möchte Sie an dieser Stelle herzlich bitten, den noch offenen Betrag auf das unten angegebene Konto zu überweisen.

Falls die Zahlung inzwischen von Ihnen getätigt wurde, freuen wir uns auf den Zahlungseingang und diese Erinnerung ist natürlich hinfällig.

Bei weiteren Fragen zur Rechnung stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

(Name Sachbearbeiter)

Vorlage für die „Erste Mahnung“

Zahlt Ihr Kunde immer noch nicht, erhöhen Sie die Dringlichkeit und setzen Sie ihm eine Zahlungsfrist von 5 bis 10 Werktagen.

Wenn Sie also an einem Montag ein Mahnschreiben aufsetzen, sollte Ihr Schuldner bis Montag nächster Woche oder spätestens Freitag nächster Woche das Geld überwiesen haben. Kein Muss aber rechtlich möglich und in der Mahnung Vorlage enthalten ist die Erhebung von Verzugszinsen.

Musterermahnung: So sollte Ihre Mahnung aufgebaut sein:

  • Betreff-Zeile und/oder Überschrift: „Mahnung“
  • aktuelles Datum
  • Ihre Adresse
  • Adresse Ihres Kunden
  • Text mit Dringlichkeit zur Bezahlung
  • dass die Rechnung betreffende Produkt/Dienstleistung erwähnen
  • Rechnungsnummer sowie ursprüngliches Rechnungsdatum und Betrag
  • die neue Zahlungsfrist 5 bis 10 Werktage später

Beispiel-Text für die erste Mahnung

Sehr geehrter Herr Mustermann,

auf unsere Zahlungserinnerung vom … haben wir leider noch keine Rückmeldung von Ihnen erhalten.

Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag zu Ihrer Rechnung Nr. 1234 bis spätestens … (5 bis 10 Werktage) auf unser Konto.

Bitte beachten Sie: Falls bis zum genannten Termin die Zahlung nicht beglichen wurde, müssen wir Ihnen zusätzliche Verzugszinsen berechnen.

Sollten Sie die Zahlung inzwischen veranlasst haben, ist diese Erinnerung hinfällig.

Bei weiteren Fragen zur Rechnung stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

(Name Sachbearbeiter)

Video: Mahnungen so schreiben, dass der Kunde direkt zahlt

Vorlage für die „Zweite Mahnung“

Der richtige Zeitpunkt für die zweite Mahnung: Spätestens zwei Wochen nach der ersten Mahnung. Der Aufbau kann sich an der ersten Mahnung orientieren, sollte aber den Ernst der Lage widerspiegeln. Bei Bedarf können wie im Beispiel-Text Verzugszinsen berechnet werden.

Das bedeutet: Sie kündigen jetzt ein gerichtliches Mahnverfahren oder die Einschaltung von einem Inkasso-Unternehmen an, falls Ihr Kunde weiterhin nicht zahlen sollte. Immerhin ist es das vierte Schreiben mit Aufforderung zur Zahlung (ursprüngliche Rechnung, Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung)

Beispiel-Text für die „zweite Mahnung“

Sehr geehrter Herr Mustermann,

auf unsere Zahlungserinnerung vom … und die erste Mahnung vom … haben Sie nicht reagiert.

Leider müssen wir Ihnen nun Verzugszinsen in folgender Höhe berechnen:

Rechnungsbetrag für Nr. 1234 (Betrag in Euro)

Verzugszinsen (in Höhe von 4,17%) (Betrag in Euro)

Zu zahlender Gesamtbetrag: (Betrag in Euro)

Den Gesamtbetrag überweisen Sie bitte bis zum … auf unser Konto. Andernfalls sehe ich mich gezwungen, gerichtliche Schritte gegen Sie einzuleiten.

Die Kosten eines solchen Verfahrens übernehmen Sie.

Ist die Zahlung inzwischen erfolgt, betrachten Sie diese zweite Mahnung als hinfällig.

Mit freundlichen Grüßen

(Name Sachbearbeiter)

Angst vor der zweiten Mahnung?

Viele Unternehmer fürchten sich vor der zweiten Mahnung. Denn die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass damit ein Kunde für immer verloren geht.

Besser ist manchmal ein Griff zum Telefon. Um freundlich aber mit Nachdruck noch einmal an die offene Rechnung zu erinnern. Idealer Termin: Nach der ersten und vor der zweiten Mahnung.

Bedenken Sie: Der Gang zum Anwalt, vor Gericht oder die Einschaltung von Inkassofirmen kostet auch Sie viel Zeit und Nerven.

Manchmal können Sie sich alle Mühe mit Rechnungsvorlage als Muster oder die Musterermahnung sparen und sich via Telefon gütlich einigen.

Viele Unternehmer fürchten sich vor der zweiten Mahnung. Denn die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass damit ein Kunde für immer verloren geht. (Fotolizenz-Shutterstock: Aaron Amat_)

Viele Unternehmer fürchten sich vor der zweiten Mahnung. Denn die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass damit ein Kunde für immer verloren geht. (Fotolizenz-Shutterstock: Aaron Amat_)

5 Tipps, Schuldner am Telefon zu überzeugen

  1. Verständnis zeigen: Freundlich und gelassen ins Gespräch einsteigen und auf die Argumente des Schuldners und seine Situation eingehen.
  2. Ausreden lassen: Zur Freundlichkeit gehört, den Schuldner nicht zu unterbrechen. Oft stecken Zahlungsschwierigkeiten hinter einer offenen Rechnung. Diese sind ihm meist selbst peinlich und er möchte den Sachverhalt ausführlich erklären.
  3. Lösungen finden: Bei allem Verständnis sollten Sie mit ruhiger fester Stimme sprechen und gemeinsam mit Ihrem Kunden nach Lösungen suchen. Sie als Gläubiger sollten immer zugänglich bleiben, aber konsequent in der Sache. Als Kulanz können Sie eventuell auf fällige Verzugszinsen verzichten.
  4. Grenzen setzen: Trotzdem nicht vom Schuldner einlullen lassen. Wenigstens auf Teilzahlung der Schulden bestehen. Schriftlich fixieren lassen, wann genau die Restschuld beglichen wird.
  5. Optimale Vorbereitung: Sie als Gläubiger müssen exakt wissen, was Ihnen der Schuldner noch bezahlen muss, inklusive Verzugszinsen. Kundennummer und was er Ihnen an Leistungen für Produkte oder Dienstleistungen genau schuldet, muss natürlich auch parat sein. So erzeugen Sie bei Ihrem Schuldner ein stärkeres Problembewusstsein.

Der große Vorteil erfolgreicher Telefongespräche

Haben Sie Ihren Schuldner überzeugt? Wunderbar. Vergessen Sie jetzt die Mahnung Vorlage, Musterermahnung, die Rechnungsvorlage oder den Gang zum Anwalt oder zum Amtsgericht fürs Mahnverfahren.

Bei gütlicher Einigung bekommen Sie einen Teil der Schuld sofort überwiesen und den nächsten Teil nach Vereinbarung in einem verabredeten Zeitraum.

Im besten Fall ist Ihr Kunde in ein paar Monaten wieder zahlungsfähig und ordert bei Ihnen neue Aufträge. Das könnte der Beginn einer tiefen Geschäftsbeziehung sein, weil sich Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden aufgebaut hat.

Und vergessen Sie nicht: Wenn Ihr Kunde nicht zahlen kann, bekommen Sie ohnehin erst einmal kein Geld. Auch deshalb kann es in einigen Fällen sinnvoll sein, zuerst den telefonischen Weg einer außergerichtlichen Einigung zu suchen.

Wenn es partout zu keiner Einigung kommt, beantragen Sie ein Mahnverfahren bei Ihrem zuständigen Amtsgericht. (Fotolizenz -Shutetrstock. Lisa S )

Wenn es partout zu keiner Einigung kommt, beantragen Sie ein Mahnverfahren bei Ihrem zuständigen Amtsgericht. (Fotolizenz -Shutterstock. Lisa S )

Gerichtliches Mahnverfahren und mehr: 3 Optionen für Sie als Gläubiger

  • Gerichtliches Mahnverfahren beim Amtsgericht
  • Zivilklage mit Rechtsanwalt
  • Einschaltung einer Inkasso-Firma

Wenn es partout zu keiner Einigung kommt, beantragen Sie ein Mahnverfahren bei Ihrem zuständigen Amtsgericht. Weiterer Vorteil: Die Verjährungsfrist wird unterbrochen. Diese beträgt laut § 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) grundsätzlich 3 Jahre und wird durch ein Mahnverfahren verlängert.

Also einfach den Mahnantrag mit Hilfe einer Musterermahnung ausfüllen und dem Gericht übermitteln. Das ist auch online möglich. Ihr Schuldner bekommt dann den Mahnbescheid vom Gericht zugeschickt und in den meisten Fällen bekommen Sie nun Ihr Geld (jedenfalls bei Zahlungsfähigkeit).
Problem: Wenn Ihr Schuldner sich weigert, diesen Mahnbescheid zu akzeptieren.

Dann hilft nur noch eine Zivilklage und Sie müssen einen Rechtsanwalt einschalten, um in einem Prozess ihre Forderungen durchzusetzen. Diese Klage ist manchmal sogar besser als ein längeres Mahnverfahren. Die Gebühren für Zivilklage/Mahnverfahren müssen Sie allerdings zunächst selbst entrichten.

Auf mahnportal.de, dem gemeinsamen Auftritt der Mahngerichte der Bundesländer, können Sie unverbindlich die möglichen Kosten für ein Mahnverfahren berechnen lassen.

Kosten für Mahnverfahren unverbindlich berechnen

Dritte Option: Ein Inkasso-Unternehmen einschalten. Das kann sinnvoll im Rahmen einer außergerichtlichen Einigung sein.

Tipp: Vereinbaren Sie im Zweifel eine erfolgsabhängige Kooperation. Nur wenn das Inkasso-Unternehmen tatsächlich Ihre Forderungen eintreibt, müssen Sie ein Honorar zahlen.

Oft kaufen Ihnen diese Firmen alternativ Forderungen ab und zahlen Sie mit einem Teil der Forderungen aus. Sie haben dann mit der Angelegenheit nichts mehr zu tun.

Der Kunde ist damit verloren

Eine wahrscheinliche Folge des Mahnverfahrens: Sie verlieren Ihren Kunden. Das sollte Ihnen klar sein, wenn Sie die drei vorgestellten Optionen durchziehen, nachdem Sie mit der richtigen Mahnung Vorlage in drei Schritten sowie dem möglichen Telefongespräch keinen Erfolg hatten.

Letztlich ist das aber auch gut so. Was nützt Ihnen ein Kunde, der seine Rechnungen auch nach mehreen Zahlungsaufforderungen nicht begleicht?

Wäre der Verlust des Kunden existenzbedrohend?

Falls es sich um einen Großkunden handelt, der Ihnen praktisch die unternehmerische Existenz sichert, müssen Sie den Sachverhalt abwägen. Verpflichtet sind Sie zu nichts. Aber in Zukunft ist Ihr Ruf als seriöser Geschäftsmann in Gefahr, wenn Sie auf berechtigte Forderungen verzichten und offene Rechnungen einfach akzeptieren und letztendlich ohne Bezahlung arbeiten.

Mahnung Vorlage: Resümee

Eine korrekt formulierte Mahnung Vorlage hilft Ihnen, um mit den richtigen Worten Schuldner zur Begleichung Ihrer Forderungen zu bewegen. Ähnlich im Stil, aber immer einen Tick anders formuliert. Dringender und fordernder, wenn der Schuldner auf die ersten Mahnungen nicht reagierte. Im Zweifel auch unter Androhung rechtlicher Schritte vom Mahnverfahren bis zu einer Zivilklage.

Ob sich ein Mahnverfahren für den Gläubiger lohnt, kann dieser nur individuell entscheiden. Schließlich ist in den meisten Fällen die Geschäftsbeziehung beendet, sobald Anwälte oder Gerichte in Stellung gebracht werden. Wie wichtig ist mir der säumige Kunde jetzt und in Zukunft? Diese Frage müssen Sie sich stellen und diese Frage können nur Sie als Gläubiger selbst beantworten.


Über Marius Beilhammer

Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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