Doppelte Buchführung: Buchhaltung für Kleinunternehmer leicht gemacht

Wer ein Unternehmen gründet, muss sich mit der Frage der Buchführung auseinandersetzen. Bei Kleinunternehmen ist die doppelte Buchführung unter bestimmten Voraussetzungen nicht notwendig. Aber es kann durchaus Sinn machen, diese Form der Buchhaltung zu nutzen.

Wer muss die doppelte Buchführung anwenden?

Menschen, die ein kleines Unternehmen gründen, kennen sich häufig nicht mit den Besonderheiten der Buchhaltung aus. Insbesondere die anspruchsvolle doppelte Buchführung bereitet vielen Sorge. Kein Wunder: Sie muss stets korrekt durchgeführt werden, sonst droht Ärger mit dem Finanzamt.

Wer seiner Buchführungspflicht nicht nachkommt, muss höhere finanzielle Belastungen einplanen, da die Steuerschätzung höher ausfällt und eventuell Steuernachzahlungen und Säumniszuschläge sowie Zinsen drohen. Doch immerhin gibt es Ausnahmen, denn nicht jeder Unternehmer muss die doppelte Buchhaltung durchführen – für viele Kleinunternehmer reicht die einfache Buchhaltung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Für andere Unternehmen ist die doppelte Buchhaltung hingegen generell vorgeschrieben.

Dazu zählen:

  • alle Kaufleute
  • Kapitalgesellschaften wie GmbH, AG oder UG (haftungsbeschränkt), da sie Kaufleuten gleichzusetzen sind
  • gewerbliche Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro oder Gewinn von mehr als 60.000 Euro

Ausnahme: Einzelkaufleute, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und innerhalb von zwei Geschäftsjahren in Folge weniger als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielen, unterliegen nicht der Buchführungspflicht nach HGB §241a. Wir halten also fest: Alle Unternehmer müssen zum Jahresabschluss dem Finanzamt eine Gewinnermittlung vorlegen. Je nach Rechtsform ist dabei die einfache oder doppelte Buchhaltung anzuwenden.

Eine Sonderstellung nehmen dabei unabhängig von Faktoren wie Umsatz oder Gewinn die Freiberufler ein. In §18 des Einkommenssteuergesetzes werden freiberufliche Tätigkeiten definiert als selbständig ausgeübte Tätigkeiten aus den Bereichen

  • Wissenschaft
  • Kunst
  • Schriftstellerei
  • Unterricht
  • Erziehung

sowie Berufsgruppen wie Ärzte, Zahn- und Tierärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Betriebswirte, Heilpraktiker, Journalisten, Übersetzer und andere mehr. Bei der Anerkennung von freiberuflichen Tätigkeiten durch das Finanzamt besteht ein gewisser Ermessensspielraum, wenn Tätigkeiten nicht klar zuzuordnen sind. Ob beispielsweise eine schriftstellerische oder künstlerische Tätigkeit anerkannt wird, kann sich je nach Finanzamt unterscheiden. Tipp: Befragen Sie Ihr zuständiges Finanzamt vor der Existenzgründung, ob Sie als Freiberufler anerkannt werden. Hinsichtlich der Buchhaltungspflicht sind Freiberufler nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet und können generell die einfache Variante wählen.

Wer ein Unternehmen gründet, muss sich mit der Frage der Buchführung auseinandersetzen. Bei Kleinunternehmen ist die doppelte Buchführung unter bestimmten Voraussetzungen nicht notwendig.

Wer ein Unternehmen gründet, muss sich mit der Frage der Buchführung auseinandersetzen. Bei Kleinunternehmen ist die doppelte Buchführung unter bestimmten Voraussetzungen nicht notwendig. (#01)

Die Bedeutung von Kleinunternehmen wächst weiter

Das Institut für Mittelstandsforschung in Bonn beschäftigt sich regelmäßig mit den Entwicklungen der KMU, also der kleinen und mittelständischen Unternehmen. Das IfM nutzt dafür amtliche Statistiken, die Rückschlüsse auf Anzahl der Kleinunternehmen und die dort Beschäftigten zulassen. Insgesamt zählten im Jahr 2016 3,461 Millionen Firmen zu den kleinen und mittleren Unternehmen. Das bedeutet, dass mehr als 99,5 Prozent aller Firmen unter dem Begriff KMU geführt werden.

Der weitaus größte Teil davon (3,060 Millionen Unternehmen) laufen unter dem Begriff Kleinstunternehmen. Man sollte die Bedeutung dieser Firmen für die deutsche Wirtschaft also nicht unterschätzen, denn sie machen einen großen Teil der Wirtschaftsleistung des Landes aus.

  • KMU erwirtschafteten 2016 ca. 2,27 Billionen Euro
  • das entspricht 35,3 % aller steuerbaren Umsätze aus Lieferungen/Leistungen
  • KMU beschäftigten 2016 mehr als 17,1 Millionen Arbeitnehmer, die einen sozialversicherungspflichtigen Lohn beziehen
  • das entspricht 58,3 % aller sozialversicherungspflichtigen Jobs in Deutschland

Was ist mit der Umsatzsteuer?

Was beim Finanzamt eingereicht werden muss, ist also von der jeweiligen Rechtsform des Betriebs abhängig. Generell muss jedes Unternehmen die üblichen Unterlagen einreichen, darunter

  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Umsatzsteuererklärung

und andere Dinge. Ausnahme: Nimmt man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch (hierfür ist ein Antrag beim Finanzamt erforderlich), muss auf der Rechnung keine Umsatzsteuer mehr ausgewiesen werden und die Pflichten zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung entfallen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn das Kleinunternehmen im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro umsatzsteuerpflichtige Umsätze hatte und im laufenden Geschäftsjahr weniger als 50.000 Euro umgesetzt werden.

Nachteil: Wer diese Regelung nutzt, kann keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Speziell Unternehmen, die größere Investitionen tätigen, nutzen die Erstattung der Vorsteuer häufig. Da man fünf Jahre an die Entscheidung gebunden ist, lässt sich der Status nicht ohne Weiteres wieder ändern.

Nimmt man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch (hierfür ist ein Antrag beim Finanzamt erforderlich), muss auf der Rechnung keine Umsatzsteuer mehr ausgewiesen werden und die Pflichten zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung entfallen.

Nimmt man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch (hierfür ist ein Antrag beim Finanzamt erforderlich), muss auf der Rechnung keine Umsatzsteuer mehr ausgewiesen werden und die Pflichten zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung entfallen. (#02)

Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Doppelte Buchhaltung bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall bei der Gewinnermittlung in zwei separate Konten gebucht wird, einmal im Soll und einmal im Haben. Erfasst werden diese Vorfälle in zwei Arten von Büchern. Diese sind:

  • Grundbuch
  • Hauptbuch

Während im Hauptbuch alle Geschäftsvorfälle nach Inhalt und Sachbezug geordnet werden, sind die Geschäftsvorfälle im Grundbuch rein chronologisch aufgelistet. Man könnte nun annehmen, dass die doppelte Buchführung ihren Namen von dieser doppelten Erfassung hat, doch vor allem steht hier die doppelte Ergebnisermittlung im Vordergrund. Die Ermittlung und Darstellung des Ergebnisses kann sowohl durch den Bestandsvergleich als auch durch Gegenüberstellung der Erträge und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung erfolgen. Alle Buchungen werden nach dem Abschluss der einzelnen Bestandskonten am Stichtag zur sogenannten Bilanz.

Diese Bilanzierung bildet die Grundlage der doppelten Buchhaltung. Sie erfolgt sowohl zu Beginn als auch zum Ende jedes Geschäftsjahres und lässt Rückschlüsse auf die aktuelle Finanzlage des Unternehmens zu.

Unterscheidung zwischen Aktiv- und Passivkonten

In der Bilanz wird zwischen Aktiv- und Passivkonten unterschieden. Prinzipiell kann man sich merken, dass die Aktivseite die Vermögensverwendung beschreibt, während sich die Passivseite auf die Vermögensherkunft bezieht. Die genaue Bilanzgliederung ist im §266 HGB vorgegeben. Unterschieden wird beispielsweise nach Bestandskonten, Ertragskonten (in welchen die Erträge festgehalten werden) sowie Aufwandskonten, welche die Aufwandskosten beziffern. Am Jahresende werden sämtliche Geldbestände der jeweiligen Ertragskonten, Aufwandskonten und anderer Konten gezählt und als Endbestand in die Schlussbilanz eingetragen. Diese bildet wiederum für die Anfangsbilanz des Folgejahres die Grundlage.

Wichtig: Für jeden Geschäftsvorfall muss eine Buchung auf Konto und Gegenkonto vorgenommen und mit einem Buchungssatz versehen werden. Ein Buchungssatz ist dabei der ausformulierte Buchungsvorgang auf der Soll- bzw. Habenseite von Konto und Gegenkonto. Diese gedoppelte Buchung ist der Kern dessen, was die doppelte Buchhaltung ausmacht.

Der Aufwand für die doppelte Buchführung übersteigt den einer einfachen Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) erheblich.

Der Aufwand für die doppelte Buchführung übersteigt den einer einfachen Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) erheblich.(#03)

Wie unterscheidet sich die doppelte Buchführung von der EÜR?

Der Aufwand für die doppelte Buchführung übersteigt den einer einfachen Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) erheblich. Die Hauptunterschiede liegen in der Berechnung, der Inventur, den Nebenbüchern und den Buchungen. Bei der Berechnung hat man bei der EÜR eine einfache Zu- und Abflussbilanz, wobei Einnahmen den Gewinn erhöhen und Ausgaben ihn verringern. Bei der doppelten Buchführung werden sowohl die Ein- und Ausgangsrechnungen als auch deren Bezahlung in Form der Aufwandskosten verbucht.

Ein Unternehmer, der nur die EÜR erstellen muss, ist zudem von der Inventurpflicht befreit, die bei doppelter Buchhaltung immer anfällt. Die Nebenbücher für Lagerbuchhaltung, Gehaltsbuchhaltung etc. müssen bei EÜR ebenfalls nicht geführt werden. Alle Buchungen der EÜR beziehen sich nur auf Aufwendungen und Erträge, die doppelte Buchführung erfasst hingegen alle finanz- oder vermögensrelevanten Geschäftsvorfälle in Bestands- und Erfolgskonten.

Was tun, wenn einem die doppelte Buchführung zu kompliziert ist?

Wer als Unternehmer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist, sie aber nicht selbst durchführen kann oder will, der hat natürlich stets die Option, den Steuerberater damit zu beauftragen. Das kostet allerdings Geld, denn die Pflege der Konten, die Erstellung der Bilanz, die korrekte Verbuchung von Lohn und Gehalt sowie alle anderen mit der Buchhaltung verknüpften Tätigkeiten sind zeitaufwändig. Gerade für Kleinunternehmer lohnt sich das häufig nicht. Eine andere Möglichkeit ist die Nutzung einer guten Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer, die mit den Anforderungen des Unternehmens mitwächst.

Wie wir bereits festgestellt haben, hängt die Verpflichtung, die doppelte Buchführung anzuwenden, unter anderem von den Faktoren Umsatz und Gewinn ab. Auch Kleinunternehmer überschreiten diese Grenzen manchmal schneller als gedacht. Hat man dann bereits vor Eintritt der Doppelbuchführungspflicht eine intelligente Software zur Buchhaltung benutzt, ist der Umstieg in der Regel sehr viel einfacher und mit weniger Aufwand verbunden.

Ist der Unternehmer selbst mit der Buchhaltung überfordert, sollte er aber generell auch bei Nutzung einer guten Buchhaltungssoftware die Dienste des Steuerberaters nicht ganz außen vor lassen. Denn neben den buchhalterischen Faktoren gibt es im Steuerrecht für Kleinunternehmer noch eine Menge mehr zu beachten.

Der Einsatz einer guten Buchhaltungssoftware kann diese Schritte von Anfang an begleiten und macht den Wechsel von EÜR zur Bilanzierung deutlich einfacher.

Der Einsatz einer guten Buchhaltungssoftware kann diese Schritte von Anfang an begleiten und macht den Wechsel von EÜR zur Bilanzierung deutlich einfacher.(#04)

Wie läuft der Wechsel zur doppelten Buchhaltung ab?

Überschreitet ein Unternehmen die festgesetzten Grenzen, muss man nicht automatisch sofort zur doppelte Buchhaltung wechseln. Wird der Wechsel notwendig, wird man dazu grundsätzlich vom Finanzamt aufgefordert und informiert. Ein vorauseilender Gehorsam ist also nicht nötig, man kann abwarten, bis die Steuerbehörde sich meldet. Allerdings gibt es auch Fälle, in denen ein freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchhaltung sinnvoll sein kann. Denn manchmal lohnt es sich, den Gewinn auf diese Weise zu ermitteln. Ist die Geschäftstätigkeit etwa hohen Risiken unterworfen (z. B. aus Garantieverpflichtungen oder Schadensersatzklagen), kann im Rahmen der Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten der steuerpflichtige Gewinn gemindert werden.

Wer eine genauere Auswertung seiner Unternehmenszahlen haben möchte, bekommt durch die doppelte Buchführung ebenfalls ein sehr viel konkreteres und übersichtlicheres Bild, weil im Gegensatz zur EÜR auch Dinge wie nicht bezahlte Rechnungen oder ein zu hoher Lagerbestand bestimmter Waren abgebildet werden. Nicht zu vernachlässigen ist der Effekt, den die doppelte Buchhaltung auf Kreditgeber hat.

Gerade bei Kleinunternehmen sind die Kreditzusagen oft sehr zurückhaltend, weil genaue Prognosen über die Geschäftsentwicklung anhand der EÜR nur unvollständig möglich sind. Eine Bilanzierung nach doppelter Buchhaltung lässt die Bewertung betriebswirtschaftlicher und finanzieller Informationen zu, wodurch die Ermittlung des Ausfallrisikos für Banken, Kreditgeber und Investoren erleichtert wird.

Fazit: Doppelte Buchführung kann für Kleinunternehmen sinnvoll sein

Die meisten Klein- und Kleinstunternehmen unterliegen nicht der Bilanzierungspflicht, können also auf doppelte Buchführung verzichten und dem Finanzamt statt dessen eine Einnahmen-Überschussrechnung vorlegen. Gerade für Existenzgründer macht das viele Dinge einfacher, zumal nicht jedem der Umgang mit Ertragskonten, Aufwandskosten und ähnlichen Faktoren liegt. Die Auslagerung der Buchhaltungspflicht an Steuerberater ist für Kleinunternehmen ohne eigene Buchhaltungsabteilung daher die Regel.

Spätestens, wenn ein Wechsel zur doppelten Buchhaltung nötig wird, weil die Umsatzgrenzen erreicht sind, muss man sich jedoch mit dem Thema beschäftigen. Will man Investoren oder Kreditgeber für ein Kleinunternehmen begeistern, kann die freiwillige doppelte Buchführung ebenfalls sinnvoll sein. Der Einsatz einer guten Buchhaltungssoftware kann diese Schritte von Anfang an begleiten und macht den Wechsel von EÜR zur Bilanzierung deutlich einfacher.


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Über Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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