Aufbewahrungsfristen: Was kann wann entsorgt werden?

Das papierlose Büro wird immer häufiger, da es die Arbeit enorm erleichtert und Cloudspeicher den Zugriff auf Dokumente von überall auf der Welt ermöglichen. Doch sowohl die klassischen Papierdokumente als auch die elektronischen Dokumente, die zum Beispiel in solch einer Cloud gespeichert werden können, unterliegen bestimmten Aufbewahrungsfristen.

Was versteht versteht man unter Aufbewahrungsfristen?

Mit dem Begriff „Aufbewahrungsfristen“ werden gesetzlich festgelegte Zeiträume bezeichnet, die für verschiedenste Dokumente gelten. Diese Aufbewahrungsfristen werden im Rahmen der Buchführungs-und Aufzeichnungspflicht vorgegeben.

Verankert sind die Vorschriften zu den Aufbewahrungsfristen vor allem in §238 und §257 des Handelsgesetzbuches, auch HGB genannt und zusätzlich im Steuerrecht, genauer in der Abgabenordnung oder auch AO. Doch auch in anderen Gesetzestexten finden sich Regelungen zur Aufbewahrungsfrist von Dokumenten.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)
• Steuerrecht (EStG, KStG und GewStG)
• Zivilrecht (BGB und ZPO)
• Aktiengesetz (AktG)
• Röntgenverordnung (RöV)
• Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe (EfbV)
• Strahlenschutzverordnung (StrlSchV)

Weitere, wichtige Details kann man verschiedenen Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnehmen (BMF). Dabei sind die wichtigsten Regelungen zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in den folgenden Texten verortet:

• “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) vom 7. November 1995
• “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) vom 16. Juli 2001

Der Gesetzgeber differenziert grundsätzlich zwischen einer sechsjährigen und zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der laut Gesetz einer Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht unterliegt.

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Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch listen die Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Generell sind aber alle Aufzeichnungen und Papiere aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sein könnten. Die Auflistungen in AO und HGB stimmen dabei fast überein.

Die Abgabenordnung nennt in §147 Abs. 1 die folgenden Unterlagen:

• Geschäftsbücher und Aufzeichnungen
• Inventarlisten
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte und Eröffnungsbilanzen
• Alle zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Wiedergaben der versandten Handels- und Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Zollrechtliche Unterlagen
• Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Auch im Handelsgesetzbuch unter §257 Abs. 1 findet sich eine solche Auflistung, welche Kaufleute zur Aufbewahrung folgender Unterlagen verpflichtet:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahres-, Konzern- und Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernlageberichte sowie alle zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Empfangenen Handelsbriefe und Wiedergaben der versandten Handelsbriefe
• Buchungsbelege

Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Ungeachtet der Aufbewahrungsform ist es vorgeschrieben, dass die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sind und auch bleiben. § 14b Abs. 1 S. 2 UStG schreibt zum Beispiel vor, dass Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren lesbar sein müssen. Rechnungen auf Thermopapier in etwa müssen fotokopiert und zusammen mit dem Originaldokument aufbewahrt werden.

Wichtig ist auch, dass die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich sind und von den Behörden maschinell ausgewertet werden können. Neben der „klassischen“ Papierarchivierung mit Aktenordnern in Regalen kann man Unterlagen auch in digitaler Form aufbewahren. Dafür können die Dokumente auf digitalen Datenträgern abgespeichert werden.

Wichtig ist dabei, dass die Aufbewahrung den Vorschriften in der GoB („Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung“) entspricht. Archiviert man Geschäftsunterlagen digital, darf man die Originale entsorgen. Wichtig bei der digitalen Archivierung ist es vor allem, dass alle digitalisierten Unterlagen lesbar und vorhaltbar sind.

Außerdem müssen die Dokumente angemessen sortiert werden. Auch eine ordentliche Indexierung ist unerlässlich. Eine bestimmte Art schreibt der Gesetzgeber aber nicht vor.

Es gibt einige Unterlagen, die nicht in digitaler Form, sondern im Original auf Papier aufbewahrt werden müssen.

Dazu gehören:

1. Jahresabschlüsse
2. Konzernabschlüsse
3. Eröffnungsbilanzen

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