Personalauswahlverfahren: Wie bekommt man qualifiziertes Personal?

Qualifizierte Mitarbeiter sind ein Erfolgsfaktor jedes Unternehmens. Aus diesem Grund sind Personalauswahlverfahren wichtige Entscheidungshilfen, um die besten Talente zu finden.

Personalauswahlverfahren: Welche Möglichkeiten stehen den Unternehmen zur Verfügung?

Gut ausgebildete, motivierte Mitarbeiter sind für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens sehr wichtig. In vielen Branchen klagen die Firmen aufgrund des demografischen Wandels über einen Mangel an Fachkräften, der zum limitierenden Faktor für das Wachstum und die Wettbewerbsfähigkeit wird. Mit geeigneten Personalauswahlverfahren wird versucht festzustellen, welches die besten Kandidaten sind und diese davon zu überzeugen, ihre Talente ins Unternehmen einzubringen.

Fachkräftemangel: Daten und Fakten

Für die Unternehmen wird es immer schwieriger, qualifizierte Mitarbeiter zu finden:

  • 85 Prozent der Unternehmen betrachten den Fachkräftemangel als Risiko
  • 43,2 Prozent leiden bereits unter einem Mangel an Bewerbern
  • 36.000 Ingenieure fehlen in Deutschland
  • 52 Prozent der Unternehmen wollen mehr Fachkräfte ausbilden
  • 61 Prozent der Bauunternehmen beklagen den Fachkräftemangel
  • 53 Prozent der Industrieunternehmen können Stellen nicht besetzen
  • 50 Milliarden Euro betragen die Umsatzeinbußen aufgrund von nicht besetzten Stellen
Vor 20 Jahren war es üblich, nach einem Bewerbungsprozess, bei dem die schriftlichen Bewerbungen ausgewertet wurden, mit ausgewählten Kandidaten Bewerbungsgespräche zu führen und dann eine Entscheidung zu treffen.

Vor 20 Jahren war es üblich, nach einem Bewerbungsprozess, bei dem die schriftlichen Bewerbungen ausgewertet wurden, mit ausgewählten Kandidaten Bewerbungsgespräche zu führen und dann eine Entscheidung zu treffen.(#01)

Die Relevanz der Personalauswahl

Der Prozess der Personalauswahl gestaltet sich zunehmend komplexer. Vor 20 Jahren war es üblich, nach einem Bewerbungsprozess, bei dem die schriftlichen Bewerbungen ausgewertet wurden, mit ausgewählten Kandidaten Bewerbungsgespräche zu führen und dann eine Entscheidung zu treffen. Checklisten und Personalfragebogen waren die gängigen Instrumente der Personalauswahl.

Heutzutage werden differenzierte Personalauswahlverfahren durchgeführt:

  • Assessment Center
  • strukturierte Interviews
  • Video-Interviews
  • Active Sourcing
  • Recruitainment

Die Personalauswahl wird immer wichtiger, denn der Wettbewerb um die besten Mitarbeiter (War for Talents) hat für die Unternehmen eine strategische Bedeutung, die weit über eine kurzfristige Deckung des Personalbedarfs hinausgeht. Der Konkurrenzkampf um die besten Absolventen von Universitäten und Hochschulen wird vor allem von den Konzernen geführt, aber auch mittelständische Unternehmen steigen in den Wettbewerb ein. Personalberatungsgesellschaften haben sich darauf spezialisiert, Firmen bei der Rekrutierung von Bewerbern zu unterstützen.

Unabhängig vom Einsatz innovativer Methoden der Personalauswahl läuft ein Personalauswahlverfahren in verschiedenen Stufen ab

Unabhängig vom Einsatz innovativer Methoden der Personalauswahl läuft ein Personalauswahlverfahren in verschiedenen Stufen ab.(#02)

Wie läuft ein Personalauswahlverfahren ab?

Unabhängig vom Einsatz innovativer Methoden der Personalauswahl läuft ein Personalauswahlverfahren in verschiedenen Stufen ab:

  • Stellenanalyse
  • Generierung der Stellenanzeige
  • Analyse der Bewerbungen
  • Treffen einer Vorauswahl
  • Nutzung einer Methode zur Eignungsbeurteilung
  • Entscheidung

Stellenanalyse

Wenn eine bereits vorhandene Stelle neu besetzt werden soll, wird auf die Stellenbeschreibung zurückgegriffen. Gilt es jedoch, eine neue Stelle zu besetzen, ist zunächst eine genaue Stellenanalyse erforderlich, um das Anforderungsprofil zu ermitteln. In diesem Profil werden die Fähigkeiten und Qualifikationen aufgeführt, die von einem Bewerber erwartet werden, damit er die Stellenanforderungen optimal erfüllen kann.

Neben Qualifikationen wie passende Ausbildung, Studium und Fremdsprachenkenntnisse sind vor allem die sogenannten Soft Skills von Bedeutung:

  • persönliche Kompetenzen
  • soziale Kompetenzen
  • methodische Kompetenzen
  • emotionale Intelligenz

Zu den persönlichen Kompetenzen zählen Selbstvertrauen, Disziplin und Selbstreflexion, also Faktoren, die sich auf die eigene Person beziehen. Die sozialen Kompetenzen betreffen den Umgang mit anderen Menschen, im Unternehmenskontext also das Einfügen in Teams und Abteilungen. Soziale Kompetenz ist ein wichtiger Faktor, der bei der Teamentwicklung einbezogen wird.

Methodische Kompetenzen erleichtern das Erlernen von Techniken und Methoden wie beispielsweise Präsentationstechniken oder den Umgang mit digitalen Medien. Die emotionale Intelligenz bestimmt, wie man mit Emotionen umgeht, und zwar mit den eigenen und denen seiner Mitmenschen. Sie ist somit die Basis für alle Soft Skills.

Das Anforderungsprofil ist die Grundlage, auf der die Stellenanzeige formuliert wird. Die Veröffentlichung erfolgt sowohl intern als auch auf externen Bewerberportalen.

Das Anforderungsprofil ist die Grundlage, auf der die Stellenanzeige formuliert wird. Die Veröffentlichung erfolgt sowohl intern als auch auf externen Bewerberportalen.(#03)

Generierung der Stellenanzeige

Das Anforderungsprofil ist die Grundlage, auf der die Stellenanzeige formuliert wird. Die Veröffentlichung erfolgt sowohl intern als auch auf externen Bewerberportalen. Ziel ist es, eine große Zahl potentiell geeigneter Kandidaten anzusprechen und zur Bewerbung zu motivieren.

Analyse der Bewerbungen

In diesem Schritt werden die eingegangenen Bewerbungen analysiert, damit eine Vorauswahl getroffen werden kann. Teilweise bewerben sich mehrere Tausend Interessenten auf eine vakante Stelle, sodass die Auswahl ohne vorherige Eingrenzung der geeigneten Kandidaten unmöglich wäre. Das andere Extrem besteht darin, dass sich zu wenige Bewerber melden, weil die entsprechende Berufsgruppe auf dem Arbeitsmarkt sehr gefragt ist. In diesem Fall ist es nötig, im Vorfeld Maßnahmen zu ergreifen, um die Zahl der Interessenten zu erhöhen.

Bei der Analyse der Bewerbungen werden alle Unterlagen gesichtet und anhand vorher festgelegter Kriterien und des Anforderungsprofils die Anzahl der Bewerber reduziert. Es ist oft nicht möglich, alle Bewerber in den engeren Auswahlprozess einzubeziehen, deshalb erfolgt mit der Vorauswahl eine Festlegung auf die Kandidaten, die am meisten geeignet sind.

Jetzt kommen differenzierte Auswahlmethoden zum Einsatz, die insbesondere das Ziel verfolgen, die Soft Skills der Bewerber zu testen.

Jetzt kommen differenzierte Auswahlmethoden zum Einsatz, die insbesondere das Ziel verfolgen, die Soft Skills der Bewerber zu testen.(#04)

Nutzung einer Methode zur Eignungsbeurteilung

Jetzt kommen differenzierte Auswahlmethoden zum Einsatz, die insbesondere das Ziel verfolgen, die Soft Skills der Bewerber zu testen. Unternehmen, die sich im globalen Wettbewerb behaupten und die Herausforderungen der Digitalisierung bewältigen müssen, benötigen Mitarbeiter, die mehr mitbringen als formale Qualifikationen.

Insbesondere die Kommunikationsfähigkeit und Kreativität sind wichtige Eigenschaften, die über Auswahlverfahren wie Assessment Center, strukturierte Interviews oder eine Gruppendiskussion getestet werden. Da die Zusammenarbeit in Teams immer wichtiger wird, stehen Anforderungen, die sich aus der Teamentwicklung ergeben, im Fokus der Personalauswahlverfahren.

Die Fähigkeit, in multinationalen, bereichsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten, ist eine der wichtigsten Kompetenzen, auf die Unternehmen Wert legen. Im Folgenden werden Methoden der Eignungsbeurteilung vorgestellt, die in dieser Phase der Bewerberauswahl relevant sind.

Assessment Center

Dieses Personalauswahlverfahren wird vor allem von Konzernen und großen Unternehmen genutzt, um gezielt herauszufinden, welche Bewerber für die konkrete Stelle am besten geeignet sind. Ein Assessment Center dauert einen bis drei Tage und dabei müssen die Bewerber verschiedene Aufgaben und Übungen bewältigen. Neben der fachlichen wird auch die persönliche Eignung getestet, damit der neue Mitarbeiter möglichst gut zum Unternehmen passt.

Folgende Übungen oder Aufgaben sind häufig in einem Assessment Center zu absolvieren:

  • Rollenspiele
  • Gruppendiskussion
  • Fallstudien
  • Postkorbübungen
  • Persönlichkeitstest
  • Intelligenztest
  • Online-Test

Video: Gute Interviewfragen im Bewerbungsgespräch ’15 Minuten Wirtschaftspsychologie‘ (1080p)

Strukturierte Interviews

Dabei erfolgt die Gesprächsführung anhand eines vorher zur Verfügung gestellten Fragenkatalogs. Mit den Fragen sollen die Kompetenzen getestet werden, die für die entsprechende Stelle relevant sind. Handelt es sich um eine Führungsposition, werden beispielsweise der Umgang mit Konflikten sowie die Selbsteinschätzung des Bewerbers hinterfragt. Der Fragenkatalog wird bei jedem Bewerber angewendet, damit das strukturierte Interview vergleichbare Ergebnisse liefert.

Video-Interviews

Video-Interviews bieten Firmen eine kostengünstige und zeitsparende Möglichkeit, Bewerber zu testen. Dabei legt die Personalabteilung im Rahmen eines Interviewprojekts mit Hilfe einer Checkliste die Bedingungen fest:

  • Fragen
  • Bewertungskriterien
  • Vorbereitungszeiten
  • Antwortzeiten

Die Bewerber werden per E-Mail zum Video-Interview eingeladen und beantworten die Fragen via Webcam. Das bietet den Bewerbern die Flexibilität, innerhalb einer bestimmten Frist einen geeigneten Zeitpunkt für die Beantwortung der Fragen zu wählen und erspart dem Unternehmen den aufwendigen Inhouse Auswahlprozess.

Video: Active Sourcing – Rechtliche Grenzen

Active Sourcing

Mit dem Active Sourcing gestalten die Personalverantwortlichen den Auswahlprozess effizienter, indem sie aktiv die passenden Bewerber suchen und nicht darauf warten, dass sich Interessenten auf eine Stellenausschreibung melden. Diese Methode wird besonders in Bereichen genutzt, in denen der „War for Talents“ bereits in vollem Gange ist:

  • IT-Berufe
  • MINT-Berufe
  • Ingenieurswesen

Das Active Sourcing erfolgt beispielsweise durch das Profile Mining in den Businessnetzwerken (vor allem Xing und LinkedIn), wobei interessante Kandidaten gezielt angeschrieben werden. Andere Quellen sind die Social Media sowie Lebenslaufdatenbanken.

Recruitainment

Den Unternehmen ist bewusst, dass es enorme Kosten verursacht, wenn eine vakante Stelle nicht mit dem passenden Bewerber besetzt wurde und bereits nach kurzer Zeit ein erneutes Personalauswahlverfahren durchgeführt werden muss. Die Methode des Recruitainments (Recruiting und Entertainment) soll dabei helfen, auf spielerische, unterhaltsame Weise einen optimalen Fit zwischen Bewerber und Unternehmen herzustellen.

Ziel ist es, Mitarbeiter zu rekrutieren, die bestmöglich zur Unternehmenskultur passen und bei denen somit die Chance besteht, sie langfristig an das Unternehmen zu binden. Eine Form des Recruitainments ist die Nutzung von Computerspielen, die den Arbeitsalltag simulieren. Auch sportliche Events oder Escape-Spiele, die zudem für die Teamentwicklung genutzt werden können, sind Methoden der spielerischen Personalauswahl.

Video: Die 5 Grundregeln der professionellen Personalauswahl (Einführung in Kurs 1)

Personalauswahlverfahren: Effiziente Methoden der Eignungsbeurteilung

Gut ausgebildete Mitarbeiter sind für den langfristigen Erfolg des Unternehmens, das sich im globalen Wettbewerb behaupten muss, von strategischer Bedeutung. Für zunehmend mehr Berufsgruppen gilt, dass es weniger qualifizierte Bewerber als Stellen gibt. Aus diesem Grund suchen die Firmen nach effektiven Möglichkeiten, die Personalauswahlverfahren so zu gestalten, dass möglichst viele geeignete Bewerber Interesse an der vakanten Stelle entwickeln.

Neben der Suche nach externen Bewerbern, werden Stellen auch Inhouse ausgeschrieben, um Talente zu fördern und langfristig an das Unternehmen zu binden. Klassische Methoden der Personalauswahl sind Bewerbungsgespräche, Checklisten zur Bewerberbeurteilung oder der Personalfragebogen, der ebenfalls eine Einschätzung der Qualifikation ermöglicht.

Wenn es jedoch darum geht, High Potentials für eine gehobene Fach- oder Führungskarriere zu rekrutieren oder Mitarbeiter in stark nachgefragten Berufsgruppen wie IT-Spezialisten oder Ingenieure zu finden, kommen bei den Unternehmen immer öfter moderne Personalauswahlverfahren wie Active Sourcing oder Recruitainment zum Einsatz.


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Über Rebecca Liebig

Rebecca Liebig ist gerade im achten Monat schwanger. Voller Vorfreude auf ihr Baby genießen sie und ihr Mann die spannende Zeit. Von der ersten Übelkeit bis hin zu den Bewegungen ihres Mädchens halten sie alles fest. Schließlich möchte man sich später ja auch an diese Zeit erinnern. Bei der Planung des Kinderzimmers gehen die Vorstellungen zwar auseinander. In einem sind sich Rebecca und ihr Mann jedoch einig: Die aufregende Zeit wollen sie so richtig genießen. Rebecca plant, drei Jahre mit ihrer Tochter zu Hause zu bleiben. Auch ihr Mann möchte zwei Monate Elternzeit nehmen.

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