Gesprächsprotokoll schreiben: Leitfaden, Checkliste, Muster

Gesprächsprotokoll schreiben: Leitfaden, Checkliste, Muster

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Nicht selten steht man im Job vor dieser Situation: Der Chef oder ein Kollege kann bei einem wichtigen Meeting nicht teilnehmen. Damit alle wichtigen Informationen richtig übermittelt werden, ist ein Gesprächsprotokoll wichtig. Leitfaden, Checkliste und ein Beispiel für ein Gesprächsprotokoll finden Sie hier.

Gesprächsprotokoll: Der Sinn dahinter

Das Gesprächsprotokoll ist die Aufzeichnung des geführten Gesprächs. Bereiten Sie sich mit unserer Checkliste gut auf das Meeting vor. Es wäre schade, wenn Sie bei ihrer Aufzeichnung durch einen leergeschriebenen Kugelschreiber oder Akku des Laptops unterbrochen werden würden. (#3)

Das Gesprächsprotokoll ist die Aufzeichnung des geführten Gesprächs. Bereiten Sie sich mit unserer Checkliste gut auf das Meeting vor. Es wäre schade, wenn Sie bei ihrer Aufzeichnung durch einen leergeschriebenen Kugelschreiber oder Akku des Laptops unterbrochen werden würden. (#3)

Grundsätzlich unterscheidet sich das Gesprächsprotokoll aus dem Job nicht wesentlich vom Protokoll, wie es bereits seit der Schulzeit bekannt ist. Wer in einem Verein aktiv ist, wird ebenfalls an das Erstellen eines Protokolls gewohnt sein. Der Sinn dahinter ist klar: Im Nachhinein soll mithilfe der Aufzeichnungen auch für Personen, die nicht an einem Meeting, einer Sitzung oder einem Gespräch teilgenommen haben, klar sein, was die wichtigsten Punkte waren, die im Meeting angesprochen wurden. Ein Gesprächsprotokoll hat aber nicht nur das Ziel, Personen, die nicht anwesend waren, zu informieren. Im Protokoll werden ebenfalls die Tagesordnungspunkte festgehalten, damit die Teilnehmer auch später noch wissen, welche Themen auf den Tisch kamen.

Es ist aus diesem Grund unerlässlich, dass der Protokollführer genau notiert, um welche Inhalte sich das Meeting bewegte. Hierbei gibt es zwei wesentliche Methoden, wie ein Protokoll geführt werden kann: Zum einen wird der gesamte Redefluss mitprotokolliert. Dies kann zuweilen besonders anstrengend und auch im Nachhinein schwer zu lesen sein. Die zweite und durchaus beliebtere Variante besteht darin, die Thesen, die wichtigsten Punkte und alle relevanten Ergebnisse mit zu protokollieren. Dafür ist es selbstverständlich notwendig, dass der oder die Protokollant/in in jedem Fall mit Papier und Stift oder mit einem Laptop ausgestattet ist, um im Meeting mitzuschreiben. Nummerierungen und Hauptpunkte helfen bereits beim Schreiben, die Mitschrift übersichtlich zu strukturieren.

Die wesentlichen Punkte: Gesprächsprotokoll

Das Wichtigste am Protokoll ist die Übersichtlichkeit. Das spart später wertvolle Zeit, egal, ob nun die Teilnehmer selbst das Protokoll lesen oder eine Person, die abwesend war. Auf den ersten Blick sollte klar erkennbar sein, um welches Meeting es sich handelt. Wesentliche Informationen sollten direkt in den Protokollkopf:

  • Überschrift
  • Datum und Uhrzeit
  • Thema des Meetings
  • Teilnehmer

Mithilfe des kurzen und prägnanten Protokollkopfes kann schnell erkannt werden, um welche Sitzung bzw. welches Meeting es sich handelt. Alle Kerninformationen sind also im Kopf des Gesprächsprotokolls zu finden.

Danach wird kurz festgehalten, wer alles beim Gespräch teilgenommen hat. Dies hat den Vorteil, dass ebenfalls auf den ersten Blick festgestellt werden kann, wer alles an einem Projekt arbeitet bzw. am Meeting teilgenommen hat. Danach erfolgt eine Gliederung des Protokolls in sogenannte „Tagesordnungspunkte“ (TOP). Dies muss nicht direkt beim Mitschreiben gemacht werden, sondern kann erst beim nachträglichen Bearbeiten gegliedert werden. Eine Gliederung ist aber durchaus wichtig und sinnvoll, um eine gewisse Übersichtlichkeit zu wahren.

Video zum „Warum eigentlich ein Protokoll?“

Leitfaden zur Erstellung eines Gesprächsprotokolls

Beim Anfertigen eines Protokolls helfen die W-Fragen, die wesentlichen Informationen vollständig zusammen zu tragen. (#1)

Beim Anfertigen eines Protokolls helfen die W-Fragen, die wesentlichen Informationen vollständig zusammen zu tragen. (#1)

Der Protokollkopf

Wer sich unsicher ist, welche Inhalte in einem Gesprächsprotokoll festgehalten werden sollen, der kann sich mithilfe der sogenannten W-Fragen weiterhelfen. Im Kopf des Protokolls müssen zunächst die wichtigsten W-Fragen abgearbeitet werden. Dazu zählen:

  • Wer? (Nennen Sie die Teilnehmer)
  • Was? (Gesprächsprotokoll zum [Anlass])
  • Wann? (Datum und Uhrzeit)

Werden all diese Fragen beantwortet, ist der Protokollkopf schon sehr aussagekräftig und kann auch Abwesenden auf den ersten Blick die wesentlichen Informationen vermitteln. Anschließend geht es darum, weitere wichtige Inhalte festzuhalten, die im Gespräch genannt wurden. Dazu zählen nicht nur Termine, Fristen, der aktuelle Stand des Projektes und Bedingungen, sondern auch Lösungsansätze oder Kritik.

Die Mitschrift aller Ereignisse

Wie bereits erwähnt, ist es nicht notwendig, das gesamte Gespräch Wort für Wort mitzuschreiben und wiederzugeben. Solch spezifische Protokolle werden in der Regel nur vor Gericht gefordert. Im Falle von Gesprächsprotokollen ist es ausreichend, wenn die Kernaussagen bzw. die Quintessenz festgehalten werden. Auch hier hilft eine bestimmte Vorgehensweise:

  1. Problem / Aussage / These
  2. Lösungsvorschlag / Antwort
  3. Frist / Datum / Zuständigkeiten

In einem Meeting werden oftmals kaum andere Inhalte angesprochen, als die unter 1) bis 3) genannten Punkte. Diese Stichworte helfen bei jedem neuen Gliederungspunkt, nicht den roten Faden zu verlieren und die wesentlichen Informationen aufzuschreiben.

Wissenswertes zum Gesprächsprotokoll

Wer nun also ein oder gleich mehrere Gesprächsprotokolle anfertigen soll, der sollte zunächst einmal die richtigen Vorbereitungen treffen: Dazu zählt, sich zunächst mit genügend Papier und einem Stift auszustatten. Denken Sie daran, dass gerade bei langen Meetings ein Stift, der gut schreibt, essenziell ist. Das Schreibwerkzeug sollte gut in der Hand liegen, sodass auch nach zwei Stunden das Mitschreiben tadellos funktioniert. Wer sich dafür entscheidet, mit dem Laptop mitzuschreiben, der sollte unbedingt darauf achten, dass der Akku voll ist. Ein leerer Akku oder ein vergessenes Ladekabel sorgt für peinliche Momente und zieht ein Gespräch womöglich unnötig in die Länge, wenn noch Abhilfe geschaffen werden muss.

Nach der richtigen Vorbereitung geht nichts mehr schief. Wer sich beim Protokollieren nicht sicher ist, sollte in jedem Fall noch einmal nachfragen. Gerade im Gespräch neigen die Teilnehmer dazu, schnell und ungeordnet zu sprechen. Das geht oftmals zu schnell für den Mitschreibenden. Sie sollten sich hier nicht scheuen, bei konkreten Deadlines oder wichtigen Informationen noch einmal nachzufragen. Nur so kann eine gute Qualität der Mitschrift gewährleistet werden.

Checkliste Gesprächsprotokoll auf einen Blick

Checkliste: das sollten Sie zum Gesprächsprotokoll vorbereiten. (#2)

Checkliste: das sollten Sie zum Gesprächsprotokoll vorbereiten. (#2)

Vorbereitung:

  • Stift und Papier bereitlegen
  • Laptop prüfen, Akkuladekabel mitnehmen
  • Kopf des Protokolls bereits verfassen
  • Stichpunkte im Dokument erleichtern den Schreibfluss

Während des Protokollierens:

  • Gesprächsteilnehmer und dessen Kernaussage notieren
  • Insbesondere Fristen eintragen
  • Melden, wenn es zu schnell geht bzw. nachfragen
  • Nummerierungen helfen beim Strukturieren

In die Reinform schreiben:

  • Protokoll auf roten Faden prüfen
  • Vollständigkeit prüfen: Sind alle wichtigen Informationen enthalten?
  • Korrektur lesen

Beispiel eines Gesprächsprotokolls

Das nachfolgende Beispiel zeigt, wie ein Gesprächsprotokoll aussehen kann. In diesem Falle beschränkte sich die Aufzeichnung lediglich auf die wesentlichen Ergebnisse und die genannten Fristen des fiktiven Meetings zur Katalogerstellung einer Firma. Aber als Muster oder Vorlage für ein Gesprächsprotokoll kann man es ohne Weiteres benutzen.

Protokollkopf:
Protokoll zum Meeting Kataloggestaltung mit Herrn Schneider am 01.02.2017, 11 Uhr

Teilnehmer:
Herr Schneider,
Frau Müller (Protokollantin),
Herr Meyer (Druckerei Meyer)

Thema: Ablauf der Kataloggestaltung für die Winterkollektion 2017/2018

  • TOP 1: Begrüßung
  • TOP 2: Priorisierung
  • TOP 3: Druckbare Dateien

TOP 1:
Herr Schneider begrüßt die Anwesenden und unterbreitet das Thema der heutigen Sitzung: Die Kataloggestaltung für die Winterkollektion 2017/18. Frau Müller wird als Protokollantin ausgewählt. Es obliegt ihr, Frau Hansen (erkrankt) zu unterrichten

TOP2:
Herr Schneider setzt folgende Fristen und Zuständigkeiten für die Kataloggestaltung fest

  • bis 01.04.2017: Auswahl der Produktfotos (Frau Müller, Frau Hansen)
  • 02.04.2017, 10 Uhr Präsentation der Ergebnisse …

Bildnachweis: © Fotolia – Titelbild Sergey Nivens, #1 Tatjana Balzer, #2 stas111

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Über 

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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